Értelmezések: levéltár, elektronikus levéltár, metaadat 1. Ha az elektronikus levéltár fogalmát említjük, fontos tisztázni, hogy a levéltár (akár elektronikus, akár hagyományos dokumentumok őrzésére alapították) intézmény, ennek minden jogszabályi következményével. Funkciója ezért alapjaiban tér el az iratártól, mely lehet intézmény, vállalkozás, alapítvány, stb. része éppúgy, mint gazdasági társaság által nyújtott szolgáltatás. 2. Az elektronikus levéltárak kapcsán fontos tisztázni, hogy a fogalom kettős jelentésű: · jelentheti az elektronikus levéltárat, mint intézményt. Ez esetben az elektronikus levéltár olyan intézmény, mely az elektronikusan és/vagy hagyományos módon keletkezett dokumentumokat elektronikus formátumban őrzi és feldolgozza. Vagyis a folyamatos ügyintézésből kivont, jogszabályi vagy a levéltár fenntartója által meghatározott egyéb követelmények alapján nem selejtezendő (elektronikusan vagy „hagyományosan keletkezett”) ügyiratokat őrzi. · jelentheti a hagyományos levéltári struktúra tevékenységének kiszélesedését, az elektronikus ügyiratok tárolásának a hagyományos levéltári struktúrába történő integrálását. Mindkét jelentéstartalom esetében megkerülhetetlen a metaadatokkal szemben támasztott levéltári követelmények kérdése! 3. A metaadat fogalma és tartalma a levéltári dokumentumok esetében: A metaadat jelentéstartalma képlékeny és jelenleg csak tautologikusan meghatározott. (Vö. „adat az adatról”.) Definiálása attól olyan sokrétű, hogy az adat fogalma is más és más jelentéstartalommal bír, vizsgáljuk azt a tömegkommunikáció, a médiakutatás, a térinformatika, a szűken vett informatika vagy éppen a társadalomtudományok területén. És a sor még hosszan folytatható… Összességében tehát elmondható, hogy a metaadat meghatározásának frappáns, ámde alig kifejező szófordulatán túl (ismét vö. „adat az adatról”) a metaadat fogalmát sokkal inkább kifejezi egy-egy alkalmazási terület sajátos szabványa, mint maga a fogalom egzakt definiálása. A metaadat problémájának vizsgálata tehát az elektronikus levéltár esetében nem jelenthet mást, mint annak elemzését, hogy az elektronikus dokumentumhoz (irathoz) milyen, levéltári szempontból lényeges metaadatokat rendeljünk hozzá. Vagyis a mit gyűjtsünk össze a metaadatok közé kérdés levéltári szempontú megválaszolására kell kísérletet tenni. Alapvetően két csoportot kell elkülöníteni a levéltári dokumentumok metaadatai között is: · az elektronikus formátummal kapcsolatos metaadatok · a dokumentum létrejöttéhez kapcsolódó, humán metaadatok (ki hozta létre, mikor, ki fért hozzá, ki és hogyan módosította, stb.) A tartalmi kérdések szempontjából irányadóak lehetnek az elektronikus könyvtárak, illetve elektronikus könyvtári katalógusok kialakításakor már felhalmozódott tapasztalatok éppúgy, mint a térinformatikai rendszerek kezelése esetében alkalmazott gyűjtési módszertan is. Lényeges eltérés tapasztalható a levéltári és a könyvtári metaadat-lehetőségek felhasználási szabadságában. Ne feledkezzünk meg arról, hogy a hagyományos iratkezelésben a humán metaadatok többsége eddig is fellelhető volt. Pl. az irat fogalmazója, hitelesítője, a hivatali rendszerben az ügyintéző és az ügykezelő fogalmának és felelőségének szétválasztása, mindezeknek az információknak a feltüntetése az iratborítón vagy a segédkönyvben, stb! Az elektronikus iratkezelés és az elektronikus irat levéltári őrzésének kérdéskörében a különösség a metaadatok kapcsán sokkal inkább a lehetőségek kiszélesedésében ragadható meg, mint újdonságukban! A biztonság kérdése 1. A levéltár (akár hagyományos, akár elektronikus, bármely jelentéstartalom szerint) nem csupán a fenntartó követelményeinek, de a vonatkozó jogszabályoknak is meg kell, hogy feleljen (pl. adatvédelem és adatkezelés, illetve az adatkezelési jogosultság kérdése). Ezért szükség van az elektronikus formátumhoz rendelt metaadat mező esetében az önmérséklet, mint az egyik kulcsfogalom kérdéskörének vizsgálatára is. A metaadatok egy része kutatható, vagyis bárki számára hozzáférhető kell, hogy legyen. Ugyanakkor ez a nyílt metaadat csoport nem tartalmazhat olyan információkat, mely az irattal kapcsolatba kerültek személyes adataihoz való hozzáférést elősegíthetik. Ezért fontos a gyűjtés során a már említett önmérséklet alkalmazása, illetve ennek adott esetben jogszabályi szintű megfogalmazása is. Ez a biztonság egyik kérdése. 2. A biztonság másik kérdése a hitelesség problémája. A hitelességet a hitelesítő bélyegző és az elektronikus aláírás garantálhatja, melyeknek technikai és jogi feltételeit az állam teremti meg. A hitelesség kérdése minden korban és minden technikai megoldás esetében is bizalmi kérdés. Ha az állam által teremtet hitelesítési feltételek az állampolgárok bizalmát élvezik, akkor állampolgári közmegegyezésről beszélhetünk, mely esetben a hitelesítés kérdése szűken vett technikai kérdéssé „egyszerűsödik” le. Ezért a hitelesség rendszerének kialakításában az állam szerepe megkerülhetetlen, a technikai lehetőségek „futtatása” csak stabil állampolgári „felületen” érhető el. Az elektronikus formátumok elterjedésének kulcskérdései 1. Az elektronikus iratformátum elterjedése nem levéltári kérdés. Elsősorban közigazgatási, illetve köz és magánjogi probléma. A levéltár, mint intézmény szolgáltatást végez. E szolgáltatás része lehet az elektronikus dokumentumok és/vagy a hagyományos dokumentumok elektronikus archiválása. A levéltár azonban a szolgáltatás kialakításának nem kezdeményezője, hanem végrehajtója, illetve – korlátozottan – szakmai tanácsadója lehet csak. 2. Ha a közszolgálat, illetve a gazdasági élet szereplői az elektronikus formátumban történő dokumentumkezelés elkötelezettjei, akkor az elektronikus levéltárak létrehozása vagy az elektronikus levéltári szolgáltatásnak a meglévő levéltári struktúrába való integrálásának kereteit ehhez az államnak meg kell teremteni. 3. Az elektronikus formátumok iratári elterjedésének előnyei: · gyorsabb ügyintézés az állampolgárok számára · költségtakarékosabb rendszer az állam számára · gyorsabb és gazdaságosabb ügyintézés a gazdasági szereplők számára 4. Az elektronikus formátumok levéltári elterjedésének előnyei: · nagyobb kutatói szabadság a tudományos kutatók részére · raktárkapacitási problémák radikális csökkenése a levéltárakban, mely hosszabb távon költségmegtakarítást is jelent