DMSLabor néven 2003 óta folytatjuk tevékenységünket. A korai időszakban megrendelői munkaviszony mellett kezdtem a dokumentumkezeléssel, iratkezeléssel foglalkozó szakmai konferenciák megszervezésébe. Az évi több rendezvénynek köszönhetően folyamatosan szélesedett a rálátásom a dokumentumkezelési piac adottságaira, egyre több dokumentumkezelési szolgáltatással, termékkel ismerkedhettem meg. A MOL Nyrt-nél töltött évek alatt a vállalatóriás szerteágazó komplexitásában foglalkozhattam akár szervezeti szintű, akár az egész társaságot érintő irat- és dokumentumkezelési feladatok tervezésével, projektek indításával, ajánlatok értékelésével. Több tanulmány, felmérés, elemzés készült ebben az időszakban.

2006 óta önállóan folytatom a dokumentumkezeléssel kapcsolatos munkát, elsősorban újabb szakmai rendezvények megszervezésével, valamint eseti megbízások alapján, a megrendelői érdekeket képviselve külső tanácsadóként segítem a dokumentumkezelési feladatok felmérését, tervezését, adott esetben pilot feldolgozások, részrendszerek kialakítását. Üzleti stratégiai szinten foglalkozunk dokumentumkezelési koncepció összeállításával, a szervezeti igények összegyűjtésével és vállalati szintű szintézisével, de adott esetben kisebb vállalkozások számára teljes körű irat- és dokumentumkezelési megvalósítási javaslatot is készítünk.

Tevékenységem során fontos a különböző szervezeti értékeket képviselő személyek meghallgatása, az egyéni, egyedi igények feltárása, mindazon által a teljes vállalkozási egységre vetített közös érdekekből fakadó kompromisszumok előre vetítése is. A különböző beszélgetések során nagy hangsúlyt fektetünk a fogalmak szakmai megfogalmazására, közérthető hasonlatokon keresztül vezetjük be a bonyolultabb, elvont, de használni szükséges fogalmakat (pl. digitális aláírás alkalmazásai). A legfontosabb cél - amelyet a nagyvállalati tapasztalatom erősített meg -, hogy fenntartsuk a dokumentumkezelési feladatokkal kapcsolatba kerülő, érintett személyek között az interaktív kommunikációt, és a szükséges mértékű kompromisszum készséget. Ezek csorbulása szinte minden esetben a DMS projektek sikerét, eredményeit kockáztatja.

Az elvégzett munkára később is büszke kívánok lenni, ezért legalább 3-5 éves időtávban helytálló megoldások tervezésére törekszünk, és ezt lehetőség szerint a többi résztvevőtől is megköveteljük. Irat- és dokumentumkezelési koncepció lefektetésével - ahol az időtáv, akár 15-30 év is lehet - igyekszünk stabil alapot képezni - a gyakorlatban akár évekig elhúzódó, egymásra épülő DMS projektek végrehajtásához, és sikeréhez. Tapasztalataim alapján egy-egy szervezeti résztvevő, közreműködő személy egy jéghegy csúcsaként lát egy-egy bizonylatfajtát, mindenki a maga tevékenységi területe szerint érintett dokumentum típusokat képzeli a "középpontba", valamint a DMS megoldással szembeni követelményeit és igényeit is e szerint határozza meg. Egy-egy gazdálkodási egység, vagy akár az egész vállalkozás működése alapján jól meghatározhatóak azok a peremfeltételek, amelyek mentén DMS megoldással foglalkozni célszerű, gazdaságos, vagy indokolt. Ezek lefejtése, és párhuzamba állítása a szervezeti egységek szintjén, a napi működésből eredő feladatok kapcsán igen komplex és nehéz feladat, ritkán található olyan munkatárs a szervezeten belül, aki képes ezt ellátni, végrehajtani. Fő törekvésem ilyen esetekben a katalizátor szerepét betölteni, megőrizvén a külső szemlélő objektivitását, de a belső problémákkal azonosulva segíteni a legoptimálisabb tervezet elkészítését.

Egész életemben műszaki területen tevékenykedtem, szüleim, és bátyáim mérnöki munkája kapcsán is azt láttam, hogy egy jó terv a megvalósítás sikerének alapvető záloga. Sok esetben arra is láttam példát, hogy a tervezés időbeni ráfordítása meghaladja a megvalósítás időszükségletét, ami a dokumentumkezelés területén nem azt jelenti, hogy drágább lenne jól megtervezni egy DMS projektet, de azt feltétlenül, hogy a tervezésre, a belső előkészítő munkákra - amelyeknek nem feltétlenül vannak közvetlen költségei - nem szabad sajnálni az időt: egy 3 hónaposra tervezett DMS bevezetés esetén 6-12 hónap előkészítéssel lenne célszerű kalkulálni. Lassan egy évtizedes tapasztalatom, hogy az irat- és dokumentumkezelés területén megjelenő informatikai rendszerek, a "papír kiváltására" hivatott elektronikus megoldások befogadása szemléletmód váltást igényel, amely nem "váltható ki" azzal a kényszerrel, hogy az alkalmazás egyszer csak megjelenik a hétköznapi folyamatokban.

Meggyőződésem, hogy a szemléletváltást meg kell indítani a "fejekben" már jóval a bevezetés előtt, erre kiválóan alkalmas a meghatározó személyek bevonása a mélyreható felmérési és tervező munkákba. A rendszeres megbeszéléseken testközelbe hozhatók a tervezett megoldások és eszközök, referencia látogatások során pedig közvetlen élmények szerezhetőek a majdani "virtuális papírkezelés" vagy az elektronikus dokumentumkezelés hatásairól. Többen megpróbáltak már - más IT rendszerek bevezetéséhez hasonlóan - egyszerre nagyobb feladatot megvalósítani a dokumentumkezelés területén is, de személyes tapasztalatom szerint a párhuzamosan elosztott, egymásra épülő több kis lépésben haladó DMS projekteknek nagyobb esélyük van a sikerre. Nem szabad a dokumentumkezelési feladatok megoldását egyetlen bevezetendő IT rendszer létrehozásával kipipálni, hiszen mind az üzleti folyamatok átalakítására, mind a szervezeti és működési szabályok átalakítására, valamint új fogalmak bevezetésére és megjelenésére is számítani kell. Ezért kiemelten fontos a tervezés, a teljes körű, dokumentum életciklus alapú megközelítés, és ezek elfogadtatása az érintett szervezetekkel, közreműködő személyekkel.

DMS fejlesztésükhöz sok sikert kívánok:

dr. Haraszti Miklós
+36/20/469-5550
mharaszti@dmslabor.hu