Egy-egy nagyszabású digitalizálási projektig sem könnyű eljutni, de ha mégis valaki már csinált ilyet, a padlást is "kisepri", hogy a papír alapú dokumentumaitól megszabadulhasson. Egy feldolgozási projekt után viszont számos "elvaratlan" szál marad, amelyet sem folyamatában, sem szervezetileg, sem az ügymenetben nem szabályoztak le. A digitalizálás, a mennyiségi feldolgozás olyan mint egy nagytakarítás, átfogó, és látható rendet teremt a már felhalmozott dokumentumok körében, de az itt-ott keletkező további papír alapú forrásokról, nem rendelkezik. Előadásunk fő célja megmutatni azt az utat, amely egy fenntartható, és minőségileg hosszú távon biztosítható szervezeti működéshez vezet, a látványos, mennyiségileg relatíve könnyen végrehajtható feldolgozás után. Ez az elektronizálás folyamata, amely nélkül a mennyiségi feldolgozás csupán "tavaszi nagytakarítás", a papír alapú bevitel megmarad, szabályos időközönként ismét mennyiségi feldolgozásra lehet szükség. Naivitás persze azt hinni, hogy a digitalizálás után megszűnnek a papír alapú bizonylatok és dokumentumok, ehhez mély átvilágítás kell, amely megadja, hogy mely esetekben indokolt az adott dokumentum típust - legalábbis a folyamat elején - papír alapon kezelni. Egy jól közelíthető cél lehet, minden beérkező papír alapú dokumentumot, egy korszerű postabontói környezeben központilag szkennelni és onnan egyenesen az irattárba raktározni, de ez vállalati szinten megfogalmazva szinte kivitelezhetetlen teljeskörűen. Mind a bizonylatok forrása, mind azok formája és beérkezési módja oly szerteágazó, hogy nem is a teljeskörű szkennelés a fő cél. Az előadás során bemutatjuk milyen praktikákkal, milyen módszerekkel lehet elérni, hogy a papír alapú dokumentumok (a bejövő és a kimenő is természetesen) kezelése hosszabb távon nyugvópontra kerülhessen.