Sokan még nem jutottak el a kérdés felvetéséig, hiszen korábban hosszú ideig kiváltságos, drága, bonyolult, költséges tevékenység volt a papír alapú iratok digitalizálása, feldolgozása. Szerencsénkre az elmúlt évek során számos tényező az elérhetőbb, megfizethetőbb, hamarabb megtérülő beruházások felé tolta a digitalizálással kapcsolatos feladatok megvalósíthatóságát. Ezzel együtt a termékpaletta is óriásit bővült, ma már természetes, hogy a multifunkciós készülékek - még ha mint hagyományos fénymásolót használjuk - önálló szkennelésre is alkalmasak (akár kihasználjuk ezt a funkciót, akár nem), és az egyre gyorsabb, pontosabb, strapabíró készülékek (un. dokumentum szkennerek) is közelebb kerültek a felhasználókhoz.

Tegyük meg hát a hiányzó lépéseket, és gondoljuk végig, hol, mikor, milyen kapacitású (típusú) szkennelő készülékekre lehetne szükségünk. De ne feledjük, hogy a nyomtató eszközök elhelyezésének változásához hasonlóan, a szkennerek telepítése is egyre szerteágazóbb, egyre több lehetőséget rejt. Minden irodai eszköz hatékonysága a kihasználtságán múlik, olyan helyekre telepítsük ezeket a készülékeket, ahol hosszú távon biztosítható a feldolgozandó papír forrása. Látszólag szélmalom harcnak tűnhet az elektronikus dokumentumkezelés terjedése mellett szkennereket telepíteni, hiszen elvileg csökkenni fog a papír alapú forrás (amit célszerű lehet digitalizálni), de lássuk be, hogy egy jól meghatározható mennyiség biztosan papíron érkezik, vagy keletkezik. Ezek egy részét biztosan célszerű szkennelni, feldolgozni.

A gyártói tapasztalatok alapján egy-egy készülék típus jól körülhatárolható feladatkörre készül, abból a célból fejlesztették ki. Előadásunkban áttekintjük a termékkategóriákat, az átfedéseket, és azokat a jövőbe mutató technikai trükköket (pl. hálózati szkenner, azonosító nyomtatása a szkennelés tényéről, stb.), amelyek folyamatba szervezve megnövelik a digitalizáló munkaállomások hatékonyságát, befolyását az üzleti folyamatainkra.