Az üzleti célú elektronikus levelek drámai átalakuláson mennek keresztül. A kilencvenes évek slágereként hamar használatba vettük, érdemes számba venni azokat a tényezőket, amely az e-mailek robbanásszerű terjedését okozhatták. Az elmúlt évtized pedig a fokozatos háttérbe szorulást, átalakulást hozta, amely egyik legfontosabb hajtóereje a kéretlen levelek tömeges megjelenése (és a versenyfutás az ellenük történő kűzdésben), valamint a még közvetlenebb és azonnali üzenetváltások támogatása, általánosságban a WEB2-es technológiák megjelenése és terjedése.

Mindezeken túl a munkáltató domain nevével végződő, személyes postafiókok (én@cégem.hu) sorsáról, helyzetéről, és fennálló problémáiról mindenképpen beszélnünk kell. Akár a címzettek, akár a csatolt melléklet, akár az elektronikus aláírás, vagy titkosítás jusson eszünkbe egy átlagos e-mail kapcsán, mind iratkezelési, mind pedig jogi kérdések tódulnak a fejünkbe.

Az e-mail archiválás szinte egyidős problematika a levelező rendszerekkel, sokáig elodázható feladat, amely számos üzleti kockázatot, biztonsági kérdést vet fel. Persze ne gondoljuk, hogy ezek a kérdések egyébként nem állnának fenn, hiszen a táskánkban hazacipelt hivatalos iratok, és a "rossz helyre" továbbított e-mailünk esete között jogi értelemben nem túl nagy a különbség. A zsák mindenképpen lyukas, legfeljebb annyit tehetünk, hogy foltozgatjuk oly mértékben ami épp megfelelő a cég működése szempontjából.

Az IT szállítók sokszor csupán a levelező szervert és az e-mailek tömegét látják, a legkevésbé sem foglalkoznak ügyviteli kérdésekkel az e-mailek kapcsán. Pusztán az e-mail archiválás lehet akár egyszerű szükségszerű feladat, mint a szerverek mentése, de lehet az egész cég működésére kiható, szabályzatokkal, működéssel összhangba hozott megoldás/döntés is.