Változik az iroda meghatározása

A helyhez kötöttség fokozatos megszűnésével a dokumentumkezelő folyamatok, tevékenységek, és ezek adminiszrációja is fokozatosan átalakul. Természetes követelmény, hogy a kiszolgáló rendszerek is rugalmasan kövessék ezt a változást. Kezdetben furcsa, hogy az adataink nem közvetlenül ott vannak ahol keletkeznek, de a "terepen" dolgozó munkatársak szempontjából viszont teljesen természetes, hogy az érkező adatokat a "központba" küldik.

Rendszertechnikai szempontból újra át kell gondolni a kiszolgálandó dokumentumkezelési folyamatokat, az elektronikus űrlapok (pl. heti jelentés, beszámoló, jegyzőkönyv, emlékeztető a legutóbbi megbeszélésről) egyszerű és hatékony alkalmazásával a helyfüggetlenség könnyen áthidalható (az interneten futó alkalmazásunkat bárhol elérhetjük) a szükséges iktatási tételek azonnala helyükre kerülhetnek, nem kell "visszamenni" az irodába és később rögzíteni azokat.

Kritikus folyamatoknál (pl. üzletkötők napi tevékenysége, vagy az ahhoz tartozó háttérmunka) komoly üzleti előny, érték kovácsolható a keletkezés és a rögzítés közti idő csökkentésével. Igaz lehet ez postabontói tevékenységre is, lehet, hogy ott van az asztalunkon a napi posta, mi viszont épp nem lehetünk ott. Egy virtuális postafiókkal (érkezett küldemény berögzítve) az irodánktól távol is utolérhet a "fizikai" postánk. Bizonyos esetekben kérhetjük a felbontását és digitalizálását, így el is olvashatjuk távolról, milyen irat érkezett. De az igazi lényeg, hogy ha kell már tovább is küldhetjük a felelősnek, azoknak akiknek szüksége lehet a munkájához, fizikailag még be sem értünk az irodába, az ügy mégis tovább haladhat.