Vállalati környezetben természetes folyamat, hogy a közvetlen üzleti folyamatok támogatására hamarabb jut pénz, az IT rendszerek közvetlenül nem "termelnek", így a beruházásukról (CAPEX, OPEX) ki kell mutatni megtérülésüket, "hasznukat". Emiatt számos esetben az iratkezelés, dokumentumkezelés támogatása a szerződések, megrendelések, számlák közvetlen ERP támogatása mentén, vagy mögé bújtatva jelenik meg. A vállalatirányító rendszerek széleskörű terjedésének ellenére folyamatosan hallhatjuk, hogy ezek a megaberuházások ténylegesen nem térülnek meg, ez mégsem jelenti azt, hogy ilyen rendszerekre ne lenne szükségünk. Ez épp így igaz a dokumentumkezelő rendszerekre, talán nem térülnek meg közvetlenül, de bevezetésük, vagy létük nem kérdőjelezhető meg. De akkor mi van azokkal a cégekkel, akik még nem léptek erre az útra?

Vegyek, vagy fejlesszek?

Örökzöld kérdés marad az informatikában, de különösen igaz a dokumentumkezelő megoldások területén. A kész dobozos rendszerek beépített folyamat támogatással rendelkeznek (BPM), amelyek "egyszerűségük" miatt nem teljes üzleti folyamatokat, hanem csak dokumentum-folyamatokat támogatnak. Ez két helyen okozhat gondot:

1. Nem mondhatjuk, hogy általános üzleti folyamat támogatást kapunk, a "nem dokumentált" folyamatok nem kerülnek a rendszerbe

2. A készen kapott folyamat támogatás, nem mindig esik egybe a már kialakult, megszokott gyakorlattal

Az utóbbi bevezetési nehézségeket okoz és tovább rombolja a "sikeres bevezetés" esélyeit, az előbbi pedig alá ássa a gördülékeny, támogatott vezetői döntés meghozatalát. Mellesleg nehezebb gazdasági körülmények között könnyű azt mondani, hogy dokumentumkezelésre úgysincs pénz, ez persze így nem igaz.

Sorolhatnánk persze az (egyedi) fejlesztéssel kapcsolatos félelmeket is: elhúzódó, hibáktól hemzsegő indulás, bizonytalan hosszútávú támogatás, stb. De ne legyünk szkeptikusak, minden megoldásnak, megvalósítási módnak megvannak az előnyei (hisz adott esetben épp ezért választjuk azokat). Az egyedi fejlesztésnek, megoldásnak épp az a legnagyobb előnye, hogy az elkészült megoldás pontosan, és épp azt a támogatást, funkcionalitást tudja, amire szükségünk van. Bejáratott folyamatoknál, meglévő űrlapoknál, némileg speciális üzleti tevékenység esetén ez lehet a meggyőző érv.

Kompromisszum minden áron

Be kell látni, hogy az iratkezelési megoldások területén nem létezik mindenki számára legjobb, tökéletes megoldás. Vagy egyszerű (és könnyen kivitelezhető) lesz az adatrögzítés, iktatás, vagy hatékony és gyors a keresés (ebben az esetben viszont rengeteg energia megy el az indexálásra), és a végfelhasználók elégedettek lesznek (mindaddig, amíg nem nekik kell lerögzíteni egy-egy ügyet). Mindenkit meg kell hallgatni (miért eddig hogy csináltátok?), de nem szabad minden igénynek korlátlanul megfelelni. Az egyik fél azt mondja, hogy kötelező a dátum mezőt kitölteni (mert számára nyilvánvaló, hogy időpont alapján is akarnak majd keresni), másik pedig azt mondja, képtelenség minden tételnél kikeresni, és kitölteni a szükséges dátumértéket, hiszen ő tudja, hogy számtalan tételnél ez felesleges, vagy nem is értelmezhető. Ha sikerül jól tipizálni a forrást, és kellően konfigurálható a megoldásunk, akkor kötelezővé tehető egy-egy adat megadása, de valóban csak azoknál a tételeknél, ahol ez szükséges.

Sokat segíthet a kompromisszumok útjára lépni, ha modern technoilógiákkal (pl. OCR támogatással fulltext szöveget is előállítani) automatizálunk, vagy legalábbis félautomatikus megoldásokkal támogatjuk a kézi adatbevitelt.