Bármennyire is úgy tűnik, hogy fából vaskarika elektronikusan továbbítani egy papír alapú bizonylatot, ha kicsit nyitottabban állunk a témához, hamar felfedezhetjük, hogy már hosszú évek óta elfogadjuk ezt az átviteli módot.

Az első úttörő a távirat volt, a továbbítás mindkét végén papír dokumentum áll, senki nem vonta kétségbe, hogy a fogadott távirat szövege megegyezik a feladott távirat szövegével. Technikailag tudjuk, hogy elektronikus rendszer továbbítja a táviratot, bár el kell ismernünk, hogy törvénnyel megerősített állami vállalat áll a szolgáltatás mögött.

A következő lépcsőfok a kezdetben kivételezett állami vállalatok számra elérhetővé tett telex szolgáltatás volt, amelyhez speciális telex vonalakat épített ki a posta, és főleg a nemzetközi kereskedésű cégek kezdték el használni. Kezdetben különleges jogok tartoztak a forgalmazáshoz, a védett vonalakon történő elektronikus kommunikáció szintén biztosítékot adott a fogadott dokumentum tartalmára.

A következő forradalmi lépést a telefax készülékek jelentették, amikor már nem kellett a telex terembe engedéllyel bejuttatni a többszörösen ellenőrzött forrásdokumentumot, hanem elegendő volt az asztali készülékbe gyömöszölni egy kézzel írt lapot, és az "eredmény" percek múlva megjelent a fogadó fél készülékén, kezdetben nem túl tartós hőpapíron, amelyet célszerű volt mihamarabb lefénymásolni, és hagyományos papíron megőrizni. Néhány kezdeti visszaélés során a bizalom kezdett megroppanni, a feladó faxkészülék telefonszámát bárki átírhatta, akkor még nem volt hívószámkijelzés, így hamis faxokat is lehetett küldeni. Ráadásul a fax képi felbontása nem teszi lehetővé írásszakértő bevonását, így kézzel aláírt hitelességű dokumentumot csak a vakmerő cégek fogadtak faxon, no meg azok akik gyorsan, és rugalmasan akartak üzletelni, tudatosan vállalva némi kockázatot. A nyugvópontot az adta, hogy a felek kölcsönösen elfogadták az "előre küldött" telefax üzenetet, azzal a kitétellel, hogy elvárják a postán küldött eredeti példány megérkezését is.

Ezután már csak kisebb áttörés történt, amikor az integrált fax megoldások kezdtek terjedni, amelyek a vállalati elektronikus levelező rendszerbe továbbították a beérkező faxokat, így sokat lehetett spórolni, és tovább csökkent a faxokkal szemben meglévő kezdeti bizalom. A kéretlen elektronikus levelek tömegébe sodort üzleti faxok szép lassan eltűntek a hiteltelenség tengerében... A verseny fokozódott, a kihívások erősödtek, a reakcióidők lecsökkentek, valamit tenni kellett. Ekkor átmenetileg egyszavas "Yes" tartalmú e-mailekkel kommunikáltak vezérigazgatók, és milliárdos üzletek köttettek pillanatok alatt. Megerősítés végett az asszisztencia telefonálgatott, hogy tényleg helyes-e az információ, de a döntés addigra már réges-régen megszületett.

A kereskedelmi világ felgyorsulásával bizonyos rétegek számára elfogadottá vált a tisztán elektronikus kommunikáció a fontos döntések továbbításában is, alacsonyabb szinten, ahol többen viszik vásárra a bőrüket, nem sok változást láthattunk, a megtermelt hivatalos papíralapú irattenger az egyre gyorsabb és olcsóbb nyomtatóknak köszönhetően rohamosan kezdett növekedni. Zárójelben megjegyezve - azért valami jó is történt: az elektronikus rendszerekből nyomtatott papír alapú iratok életciklusa megváltozott, a nagy tömegben lévő iratok aktív életciklusa drasztikusan csökkent a korábban kézzel írt, vagy legalábbis kézzel aláírt papír alapú dokumentumokhoz képest. Óriási tömegben gyártunk egy, legfeljebb kétévnyi időszakra aktív életciklusú papír alapú dokumentumot, amelyek valós mennyiségére csak irodák ritka költöztetése során "bukkanunk". Ha valaki stratégiai célként kétévente minden irodista szobáját "megkeverné" az irodaépületen belül, igen hathatósan csökkenne a látens módon tárolt papírlapok száma. Ehhez persze az is kell, hogy a költöztetett irodista papírt ne vihessen magával.

A szabályozás és a valós, aktív üzleti folyamatok 2000 után leszakadtak egymásról. A korábbi merev, papírlapokhoz görcsösen ragaszkodó szabályozási háttér és üzleti kultúra már nem volt elég hatékony az éles piaci verseny kiszolgálásához. Először az Elektronikus Aláírásról szóló törvény (EAT. 2001), majd az elektronikus számlát lehetővé tevő rendelet (2004), valamint az Európai Unióhoz való csatlakozásunk jogharmonizációs kényszere adta meg az alátámasztást a szabályozók igazításához, a rugalmasabb gazdaság hiteles adminisztrálásához elektronikus rendszerek és eszközök jogszerű használatával. A hurráoptimista kezdeteket hamar lehűtötte a valóság: elenyésző számban vettünk aláíró tanúsítványt, és még kevesebb e-mailt írtunk velük alá, a piac sehogy sem akart elindulni (www.melasz.hu)

Most 2012-ben a válság második hullámának begyűrűzése időszakában, a fojtogató adók réme alatt, a hipergyorsan szublimáló felvevői piac maradványain torzsalkodva csekély esély maradt az EAT alapú elektronikus üzletmenet propagálására. Hiába követtük nyolc "elektronikus számlákról" szóló szakmai konferenciával e folyamatot, oda jutottunk, hogy a január elsejétől hatályos jogszabályi környezet ismeretében könnyebb, egyszerűbb, hagyományos elemeket tartalmazó hibrid megoldást kialakítani a számlák kezelésére. Olyan elektronikus rendszerből nyomtathatjuk ki a számláinkat (a vevői és a szállítói példányt is), amely nem teszi szükségessé a nyomtatott számlapéldány papír alapú továbbítását, eljuttatását a vevőhöz. Mindkét fél (szállító és vevő), egymástól függetlenül (térben és időben!) bíbelődhet a maga számlapéldányával (akár annak előállításával is!).

Ha a fentieket elhisszük, magunkévá tesszük és alkalmazzuk is a gyakorlatban, akkor hamar felfedezzük, hogy ezt a módszert nagyon sok irodai, üzleti dokumentumunkra is alkalmazhatjuk!

A fenti történeti levezetés szoros követésével jutunk el oda, hogy a közeljövőben újraértelmezhető céges iratkezelés ténylegesen egy 2.0-ás változatba léphet.