Bevezető - Elektronikus úton továbbított papír alapú bizonylat?

Látszólag ellentmondás áll fenn, nem továbbíthatom a papír alapú iratot elektronikus úton. Ahhoz, hogy megértsük mi zajlik le a szemünk láttára, kicsit vissza kell tekintenünk a múltba. Hasonlatként hozakodjunk elő a Posta fejlődésével.

A postai borítékba zárt papírlap eredetben, sérülésmentesen jut el a címzetthez. A továbbítási idő egyenes arányban nőtt a távolsággal, még akkor is, amikor akár légipostával is feladhattuk a küldeményt – mármint ha megérte...
A távirat volt az első fecske, a postahivatalok között lévő elektronikus kapcsolat kihasználásával, a papíron feladott táviratot a címzett szintén papíron kapta meg, de nem azon a papírlapon, amelyen feladtuk. Az üzenet azonosságát a postai szolgáltatás garantálta. Forradalmi változást hozott a telexgépek utódaként, a mindenki kezébe adott faxkészülékek elterjedése. Papírt teszek bele, papír jön ki a másik végén, a két példány azonosságát elektronikus rendszer biztosítja. Néhányan elkezdték kézzel aláírni a küldendő faxot, majd a másik fél által szintén aláírt példányt visszavárva megkötötték az üzletet. Kellett aggódnunk az aláírás hitelessége felett?
Majd jöttek az e-mail mellékletként küldözgetett "szerződés tervezetek", amelyek betűre megegyeztek a kinyomtatott változattal, amelyet futárral küldtek át a partnerhez, a futár megvárta amíg a másik fél is eredetben aláírja a példányokat, és a küldő példányát szépen vissza is vitte a feladóhoz. Ezzel mindkét fél, eredetben, kézzel aláírt szerződés példányhoz jutott. Vegyük észre, hogy az azonos szinten álló partnerek közti szerződéses viszonyokkal nincs is komoly gond.

A problémák akkor kezdtek el tornyosulni, amikor bizonyos cégek nagyvállalattá nőttek, bizonyos "ügyfelek" pedig magánszeméllyé "zsugorodtak". Ezzel el is jutottunk a nagy szolgáltató cégek (telefontársaságok, közműszolgáltatók) iratkezelési kihívásához. A magánfogyasztó a legkevesebb ráhatással lehetett a saját bizonylatainak előállítására, kezelésére, hiszen eltörpülő, porszemnyi ügyféllé zsugorodott a papírtengereket egyengető multicégek hatalmas árnyékában. Az is hatott az iratkezelési folyamatok egyoldalú változására, hogy a sok kis ügyfélnek nem volt lehetősége egy másik "nagy" szolgáltatóhoz váltania (pl. azért mert nem tetszik neki az ügyvitel, vagy éppen az iratkezelés módszere), hiszen a gázt, vagy a vizet csak egyetlen helyi szolgáltatótól vehetjük meg...
Ebben a 2007-ig tartó kánaáni folyamatban pörgött is rendesen a DMS piac, bármit el lehetett adni a nagyoknak, hogy nekik könnyebb legyen. Az ügyfélszolgálatok gombamód szaporodtak, az "elégedett" ügyfelek pedig "megnyugodtak".

Ma már vehetek villanyáramot a telekom cégtől, és azon tűnődöm, mi is a gondom, azzal, ha a kilowattóra a telefonszámlán jelenik meg... Mert ugye a tarifa az még olcsóbb is, az áram minősége a konnektorban pedig nem ettől függ... Ha figyelték az okfejtésemet rádöbbenhettek, hogy a "generikus" áramszolgáltató, és a telekom cég új keletű áramszolgáltatása között egyetlen lényegi különbség lehet: előfordulhat, hogy a telekom cégnek barátságosabb ügyviteli rendszere van, kevesebb vele a gond, mint a generikus áramszolgáltató rendszerével, így könnyen elképzelhető, hogy szolgáltatót váltok, és ezentúl a cipőmet nem a cipőboltban fogom megvenni! Mi ezen olyan meglepő? Olyat is láthattak már, hogy nem a benzinkúton tankoltunk! Persze úgy néz ki, mint egy benzinkút, csakhogy nem benzinkút hálózathoz tartozik, hanem egy másik kereskedelmi hálózathoz...

Azok veszik észre a lényegi változást, akik belenéznek a tárcájukba és összeszámolják hány cégnél tartják nyilván a pontjaikat, adtak hűségkártyát, vagy valamilyen névre szóló kedvezményt. Az ügyfelekből nem lesz több, mégis sikerül a nagy, hálózatos cégeknek virtuálisan megtöbbszörözni a még létező fizetőképes ügyfeleket, mivel egy-egy ügyfélkártya testesíti meg őket virtuálisan a rendszereikben. A globális statisztikákban pedig elegendő az aktuális ügyfélszámot feltüntetni, amelyet az aktív hűségkártyák sorozatszámaiból képezhetünk. Persze, hogy megéri üzemanyagot, közműszolgáltatást, vagy bármit mást is árulni, mert ezzel növekszik a virtuális ügyfélszám. Az eredeti szolgáltató is jól jár, mert gigászi megrendelőkkel tárgyalhat hatalmas kedvezményekről.

Még egy gondolat a végére: ha tovább folytatjuk a gondolatsort arra juthatunk, hogy a jövőben bármit, bármelyik cégtől megvehetünk, ráadásul majdnem ugyanolyan díjon. Vagyis a virtuálisan megtöbbszörözött, létezőnek bemutatott ügyfélkör egyszer csak realizálódni fog, és a számuk drasztikusan meg fog egyezni a tényleges, létező vásárlóerő mennyiségével. Ugyanis az inaktív kártyák majd kikopnak a statisztikákból, és ki fog derülni, hogy a három-négy üzemanyag pontgyűjtő kártya közül ténylegesen melyiken gyűlnek létező pontok... Akkor már nem leszek akár négyszeresen, többszörösen létező "virtuális" ügyfél, hanem kiderül rólam, hogy melyik kúton tankolok...

Vagyis néhány évtized múlva a cipőt már nem a cipőboltban fogjuk megvenni, mert nem lesz cipőbolt. Persze olyan üzlet akkor is lesz, ahol cipőt lehet kapni... csak a nevére nem fog senki sem emlékezni. Mi köze mindennek az iratkezeléshez? Ha megváltozik a szállító és az ügyfél kapcsolata, ha a létező ügyfélkör virtuálisan újraosztásra kerül, akkor a kiszolgáló rendszerek is megváltoznak. A nagyok megveszik a kis cégeket, a kis cégeket kiszolgáló IT rendszerek sorsáról eddig sem voltak kétségeink. Ezzel az iratkezelés jövője, ismét (lásd a telex kezdeti korszakában!) a nagyok kezébe kerül.

No, de válság van? Válság van!

A nagy hal éppen nem eszi meg a kis halat, sőt egész kishal keltetők nevelik az ivadékokat, hiszen a nagy cégek profiltisztítási kísérletei az elbocsátott képzett szakemberekből újratermelik a sok kis rugalmas és - tegyük hozzá - életképes szakmai cégek megjelenését. Az IT ismét virágozni fog, mivel a nagy cégeknek racionalizálniuk kell a meglévő rendszereiket, a sok újrainduló kisebb vállalkozás pedig áhítva vágyik egy új, megújuló, vagy felújított IT rendszerre, hiszen anélkül esélye sincs az új, valós adatokon nyugvó, ténylegesen vásárló "ügyfelekért" megküzdeni.

Egyszóval minden a legnagyobb rendben van. Már csak egy hatékony iratkezelési megoldásra van szükségünk...