Nehéz fogalmak ezek, hiszen sokak számára még az iratkezelés is idegenül hangzik, sokan nem tudják milyen tevékenységeket takar. Szerencsére a munkavégzéssel kapcsolatos üzleti és termelési szolgáltatási folyamatok már sokkal népszerűbbek, a munkaköri leírások és a szervezeti egységek működési folyamatainak leírásai mind azt a célt szolgálják, hogy kikövezett úton, hatékonyan és gördülékenyen működjön egy cég. Ugyanez igaz a dokumentumainkra is. Ráadásul az iratok nem tudják maguktól, hogy mi tévők legyenek, sokszor a dokumentumokat kezelő személyek sem tudják a teljes életciklusra vonatkozóan megmondani, hogy egy-egy iratnak mi lesz a sorsa.

Abban tisztában vagyunk - általában -, hogy az előttünk heverő dokumentummal mi a teendő, a dokumentum menedzsment rendszerek elsősorban ezeket az alapvető tevékenységeket támogatják elektronikus eszközökkel, programokkal. Modern felfogás alapján viszont nem elegendő egy sokadik szoftvert bevezetni a már meglévő termelési, gyártási, számviteli, adminisztrációs rendszereink mellé, amelynek majd az lesz a dolga, hogy kezelje a céges dokumentumainkat. Hanem a működő, működtetett üzleti folyamataink mentén kell azt a rendszert kialakítanunk, amely az iratainkat, dokumentumainkat is kezeli majd.