Hosszú évek óta mondogatjuk, hogy az iratkezelési folyamatok megreformálásához, a változtatáshoz a humán közreműködők gondolkodásmódjának is meg kell(ene) változnia. Ha csupán szoftverek és eszközök bevezetésével foglalkozunk, a befogadó személyek speciális rostáján keresztül sorra fennakadnak bizonyos fejlesztések. Mára már az is megfigyelhető, hogy bizonyos munkatársaink a magánéletükben magas szinten alkalmaznak digitális megoldásokat, elektronikusan intézik az ügyeiket, a cég kapcsán viszont még mindig ragaszkodnak a hagyományos és biztonságosabbnak hitt papír alapú megoldásokhoz. Az a hatás is érvényesül már, hogy a fiatalabb kollégák már másik nemzedékhez tartoznak, már belépett az aktívan munkát végzők közé az a generáció, amelyik számítógépek természetes közelségében nőtt fel, így könnyebben fogadja be a digitális megoldásokat. A multi funkciós készülékek elterjedésével a papírdokumentum szkennelése, digitalizálása a faxoláshoz hasonló egyszerű, mindenki által ellátható feladattá zsugorodott.

Eljött az ideje, hogy máshogy gondolkodjunk!

Soroljuk fel azokat a dokumentumkezelési dogmákat, amelyek megkövesülése évekre visszavetheti egy cég iratkezelési, dokumentumkezelési fejlődését. Gyűjtsük össze azokat a funkciókat és dokumentum típusokat, amelyek mentén felgyorsítható a cég "elektronizálása". Állítsunk fel mérési rendszert, amely segítségével mindenki maga eldöntheti, hogy az adott szervezet, vagy a teljes gazdasági társaság a dokumentumkezelési fejlettségi szint mely fokán áll. Érdemes tükörbe néznünk, mert ha fejleszteni kívánunk, a kiválasztott iratkezelési szolgáltató úgyis megteszi ezt helyettünk, és már az ajánlati fázisban az orrunkra pírit, hogy a "nagy dokumentumkezelési fejlesztésnek nevezett projektünk" csupán egy álcázott, iktatószoftver bevezetése, vagy a meglévő elavult megoldások újabbra cserélése. Mielőtt külső szállítót vonnánk be a fejlesztésbe, érdemes magunkba tekinteni, és megvizsgálni, hogy a befogadó személyek vajon már felkészültek-e egy újabb iratkezelési rendszerre, hajlandóak lesznek-e azt befogadni, és aktívan használni.

Hiába dönt úgy a cégvezetés, hogy erőszakkal végrehajtja a szükségesnek vélt fejlesztéseket, az iratkezelés egy érzékeny terület, a munkatársak mindig megtalálják azokat a réseket, amelyek segítségével meg lehet kerülni akár még a központilag bevezetett egyablakos iktató rendszert is. Higgyék el kedves döntéshozók, mindig megéri azt a néhány hónapot, fél évet rászánni az ügyre, hogy a tervezett, vagy vágyott iratkezelési fejlesztés valóban meg is hozza a hasznait. Bármennyire is szeretnénk "diktálni", élni a döntéshozói hatalmunkkal, az iratkezelési területen ez a hozzáállás nem hozza meg a várt eredményt.

Sok esetben a fordított eset is fennállhat: a munkatársi közösség jóval innovatívabb, mint a cégvezetőség, és évek óta könyörögnek valamely hatékony iratkezelési megoldás bevezetéséért, de "pénzhiányra" való hivatkozással rendre elutasítja őket a cégvezetés. Az iratkezeléssel kapcsolatos gondolkodásmódunk megváltoztatása mindkét esetben serkentőleg hat. Az innovatívabb vezetőség hasson a befogadók gondolkodásmódjára, hozza felszínre az ellenérzéseket, a félelmeket, és adjon rá frappáns magyarázatokat, érveljen, győzze meg a munkatársait. Az innovatív munkavállalói közösség pedig készítsen szabályzatot, hatástanulmányt, elemzéseket a bevezetendő megoldások feltételezett, vagy tervezett eredményeiről, győzze meg a vezetést, hogy nem alakon kidobott pénz lesz az iratkezelésre költeni.