Papírkezelés 2.0 - a digitális iroda

A papírmentes iroda filozófiája már a kilencvenes években megfogalmazódott, akkor még távoli jövőképnek szánva. Az elektronikus levelező rendszerek rohamos elterjedésével felgyorsult a folyamat, az ezredforduló környékén már nem volt eretnek gondolat papírmentes irodáról filozofálni. Az elektronikus aláírás megjelenésével, valamint a jogrendszerbe történő beépítésével látszólag minden akadály elgördült a tisztán elektronikusan folytatható üzleti kommunikáció útjából. Azóta eltelt tíz év, a jelen felülírt minden forgatókönyvet. A számviteli bizonylatok területén látványos változások történtek, a nagy mennyiségben bizonylatot kibocsátó cégek (közműszolgáltatók, nagyvállalatok, stb.) átalakították az ügyviteli rendszereiket, megjelentek a PDF-A szabványnak megfelelő hivatalos dokumentumok, amelyeket a lakossági fogyasztók egyre gyakrabban fogadnak el a papír alapú számlák helyett. A cégek közti üzleti kommunikáció látványosan felgyorsult, terjednek az okostelefonok és a menedzser-típusú kisalkalmazások, amelyek naprakész kimutatásokkal és információval látják el a döntéshozókat. Viszont a színfalak mögött, a kiszolgáló szervezetek papírfelhasználása nem csökkent látványosan. A munkavállalók hozzáállása, az elektronikus rendszerekből származó adatok elfogadottsága minimálisan javult. Annak ellenére, hogy egyre több "kötelező" elektronikus rendszer üzemel évek óta (pl. ABEV), és már kötelezően is kapnak elektronikus számlát a cégek (a közzétételi díjról). Az előadásunk így inkább nem is a jelen állapotokról szól, hanem a címben jelzett paradigmaváltásról: ne papírmentes irodáról beszéljünk, hanem digitális irodáról. Ezzel nem borzoljuk az iratokhoz ragaszkodó munkatársak kedélyeit, és az egyre fiatalabb, innovatív cégvezetők számára is megnyitjuk a fejlődés lehetőségét. Lássuk be, hogy az egyre nagyobb tudású okostelefonok, kisebb kézi számítógépek önmagukban is megvalósítják a digitális iroda legalapvetőbb eszközeit, a folyamatos elérhetőség, online kapcsolat földrajzilag felszabadítja a munkatársakat. Folyamatosan terjednek azok a logisztikai rendszerek, amelyek az ellátási láncból egyre több lépés papír alapú bizonylatait iktatják ki. Sajnos a hagyományos irodákban még csak azt az alapvető változást látjuk, hogy elterjedtek a multi funkciós készülékek, így a szkennelés, digitalizálás már nem egy bűvös mutatvány, hanem teljesen hétköznapi, bárkitől megkövetelhető, elvárható funkcióvá vált. A vonalkódos rendszerekkel történő kiegészítés megkönnyíti a digitalizált dokumentumok tovább feldolgozásához az elágaztatást, ezzel felgyorsulnak az üzleti folyamatok, már csak "üzlet" kellene hozzá.

A válságnak is vannak előnyei. Felszínre hozzák azokat a problémákat, amelyek hátráltatják az optimális működést, amelyek csökkentik a hatékonyságot, növelik az átbocsájtási időket. Relatíve megdrágult a humán munkaerő, manapság már könnyebb a cégvezetést meggyőzni arról, ha szoftveres funkcióval bármi kiváltható, felgyorsítható, mert lassan már nem lesz aki a manuális tevékenységet ténylegesen elvégezze. Azt is észre kell vennünk, hogy egyre többen menekülnek diákszövetkezeti munkatársak foglalkoztatása felé, amely egyfajta kiszervezés-távmunka koncepció változást is generálhat. A nehéz körülmények - a túlélés érdekében - engedékenyebbé teszik a cégek vezetőit, így felerősödik a távmunka, a távmunkában történő munkavégzés terjedése, egyre többen fognak rábólintani, hogy néhány nap otthonról is elvégezhető a feladat, ha az mindkét félnek megfelel. Ez persze kétélű fegyver, hiszen a távmunkás munkavállaló elviekben el is "távolodhat" a cégtől, már-már kifelé állhat a rúdja, de ez a hatás már nem tárgya előadásunknak.

A bemutatott munkaügyi, munkakörökkel, munkavállalókkal kapcsolatos változások rávilágítanak a digitális iroda kialakításának szükségszerűségére, és jól felvázolhatóak az azonnali feladatok, fejlesztések, bizonyos rendszerek eszközök beszerzése. A munkatársak között megnövekvő földrajzi távolság sok esetben meg fogja kérdőjelezni a korábban papír alapú dokumentumon kezelt üzleti folyamat helyességét. Ezek mind olyan generáló hatások, amelyekkel mind a tulajdonosoknak, cégvezetőknek, mind pedig a munkavállalóknak tisztában kell lenniük. A túlélés kényszere hozza a változást, változzon hát az iroda is!