Ma már mindenki számára világos, hogy lényegi különbség van az olcsó irodai/otthoni használatra szánt multifunkciós készülékek digitalizálási képessége, és a kifejezetten dokumentumok szkennelésére fejlesztett nagykapacitású készülékek között.

Az elmúlt évek fejlesztéseire viszont mindkét termékkör azonosan reagált: elmondhatjuk, hogy a papír alapú dokumentumok, iratok feldolgozási folyamata sokkal egyszerűbben, széles felhasználói réteg számára közérthetően és könnyen elérhetővé vált. Már nem ördöngősség egy A4-es iratlapról elektronikus másolatot készíteni, sőt a továbbítást is támogatják a készülékek, közvetlenül háttértárolóra másolhatóak, azonnali üzenetve csatolhatóak, a feldolgozási paramétereket közvetlenül a készülék paneljén is beállíthatjuk. Ezekkel a műszaki fejlesztésekkel a korábban a szkennert vezérlő, egyedi képességekkel rendelkező, önálló munkaállomás szerepe drasztikusan lecsökkent.

Néhány éve még 12-30 forint/lap bérszkennelési tarifákról olvashattunk, a készülékek lapbehúzási technikájának alacsonyabb kategóriában való megjelenésével a közepes mennyiségű digitalizálási igények kielégítése cégen belül megoldhatóvá vált. Nem feltétlenül olcsóbb a "házi" digitalizálás megvalósítása, de feltétlenül zökkenőmentes átmenet alakítható ki a mennyiségi visszamenőleges feldolgozás és a napi keletkezésű papír alapú iratok feldolgozása között. Utóbbi feladatra egyre nagyobb tudású, kommersz készülékek is alkalmasak, amelyek közepes mennyiségű visszamenőleges archiválás végrehajtására is képesek már.

Egy ilyen hardveres bevezetés eredménye, hogy a cégen belüli iratkezelési folyamatok alapjaiban átalakíthatóak, nem szükséges minden munkafázisból tűzzel-vassal kiírtani a papír alapú bizonylat használatát, viszont annak digitalizált másolatát ma már sokkal könnyebb valamely integrált informatikai rendszer részévé tenni.

Ez már folyamatszervezési kérdés, a hardver készülékek már készen állnak a feladatra.