A dokumentumkezelés számos köznyelvi fogalmat használ, valamint e fogalmak közé keveredve számos jogszabályból, vagy informatikai szakterültről származó fogalom keveredik a különböző szinten, és különböző körnekszóló tájékoztatókban, leírásokban, projektervekben, vagy akár felhasználói útmutatókban. Célszerű e fogalmakat összegyűjteni, és legfőképp a valamely jogszabályban (pl. EAT tv. az elektronikus aláírásról)definiált és szabályozott fogalmakat értelmezni, tisztázni, jelentéstartalmukat a szakmai területen belül pontosítani.