A vonatkozó törvények és jogszabályok alapján kialakul minden gazdálkodó szervezet ügyrendje, mely az iratkezelési szabályzaton keresztül az iratok kezelésére (és itt most szigorúan papír alapú iratokra gondolunk) is kiterjed. Az „irat” és a „dokumentum” eltérő definíciója miatt alakulnak ki azok a problémák, melyek megnehezítik a nagyvállalati informatikai ügyviteli megoldások kialakítását, bevezetését. Különböző nézőpontokból látszik a megoldás: informatikai szemmel informatikai szakértelem alapján, felhasználói szemmel, ahol a felhasználó tudás jut meghatározó tényezővé, valamint ügyviteli szakértői szemmel, aki mindig kicsit kívülálló marad a bevezetések során (ha van egyáltalán). Az előadásban kitérünk az informatikai kínálat és a felhasználói igények ütköztetésére, bemutatjuk a két résztvevős modell (DMS rendszer kialakítása ügyvitelszervezés nélkül), illetve a három résztvevős modell (DMS rendszer kialakítása ügyvitelszervezés bevonásával) sajátosságait. Kitérünk ügyviteli szakértői megközelítésben a DMS bevezetési tapasztalatokra is.