Az előadássorozat tervezett gondolatmenete: Még az informatikai megoldások megjelenése előtt kialakult az írott információk hosszútávú megőrzésének technikája. A különböző pergamen, vagy cellulóz alapú "papírok" állagának megőrzése néhány évtizedtől, évszázadokig terjed. A celluloid alapú ezüstöt tartalmazó filmek bizonyítottan két-háromszáz évig tökéletes minőségben olvashatóak vissza. A mai informatikai rendszerek húszéves technikai múltja alapján nehezen mondhatjuk, hogy a hosszútávú megőrzés egyetlen eszközrendszere lenne, de azt is el kell ismernünk, hogy a megjelenítés és keresés funkciója miatt elengedhetetlen "kelléke" bárminemű archiválási megoldásnak. A kialakuló - és valljuk be stagnáló - archiválási szakmai vitában új elemek jelentek meg: egyre több forrásból, egyre gyakrabban keletkeznek pusztán elektronikus formában létező dokumentumok, amelyek bizonyos részét "eredeti" formájukban kellene megőríznünk. Az igen népszerű PDF formátum (amely cégek birtokában lévő szabadalmakon nyugszik!) immáron több mint tíz éves múlttal rendelkezik, amire büszke lehet egy informatikus, de nehezen dobogtatja meg egy levéltáros szívét. Rendezvényünkön kísérletet teszünk a "hosszútáv" korszerű értelmezésére, és az ezzel kapcsolatos alapvető szakmai követelményeket is összefoglaljuk. Rávilágítunk néhány archiválási szolgáltatás jogszabályi megfelelésére, valamint bemutatunk olyan tanúsított iratkezelési szoftvereket, amelyek megfelelő módon támogatják a szerveknél előforduló archiválási igényeket is. Konferenciánk fő célja a különböző archiválási megoldások, és igények, követelmények, és kötelezettségek összetettségében eligazodást mutatni mind a versenyszféra számára, ahol a maradandó érték megállapítása igen tágan értelmezhető, valamint a közszféra számára is, amely esetben a hatályos és frissen kialakított jogszabályi keretek között egyáltalán nem egyértelmű milyen a helyes megoldás, mit, hogyan célszerű végrehajtani. A hosszútávú megőrzés szempontjából a gazdasági és közigazgatási szféra közti különbség szinte teljesen elmosódik, a rövidebb életciklusú megoldások esetében - és ide tartoznak az alapvető informatikai megoldások is! - viszont igen nagyok a különbségek, mint ahogy az igények és az érdekek között is. A cégvezetők alapvetően gazdasági érdekei, és a történészek "kutathatósági" követelményei az időtáv növelésével simulnak egymásba.