Iratkezelés 2.0 - a számlakezelés forradalma

Bár sokak számára még nem érzékelhető, a 2012-es év ismét változást hozott az iratkezelésben, konkrétabban a számlabizonylatok kezelésében. Mindkét változás előre látható módon következett be: majd egy évvel korábban tudhattuk, hogy az uniós szabályozásnak megfelelően 2012. január elsejétől az elektronikus számlázással kapcsolatos feltételek, körülmények változni fognak. A hozzáadott érték adóról (HÉA) szóló irányelv egyik módosítása szerint elektronikus számla akkor küldhető a vevő számára, amennyiben a vevő nyilatkozik, hogy hajlandó elektronikus számlát fogadni. Kellemetlen ezt az egy módosítást kiemelni a HÉA irányelv legutóbbi módosításai közül, de cikkünk tárgya szempontjából most csupán ez az egy lényeges. Látszólag "megnehezíti" a korábbi gyakorlat alapján már kialakuló elektronikus számlázási módszerek terjedését a vevői beleegyező nyilatkozat feltétele.

Szinte az új HÉA irányelv nemzeti jogrendben történő hatályra emelkedésével együtt egy másik látszólag független folyamat is "lezajlott". Elsősorban a webáruházakat, e-kereskedelmet kiszolgáló számlázó rendszerek gyártói nyilatkozatot kértek - és több esetben kaptak is - a NAV-tól arra vonatkozóan, hogy a rendszerük alkalmas-e, kielégíti-e a jogszabályi követelményeket. Korábbi gyakorlat alapján, és tegyük hozzá törvényi felhatalmazás hiányában - a korábbi APEH, a mostani NAV nem adott ki szoftverekre vonatkozó (jog)nyilatkozatot, szoftvereket nem vizsgált, nem minősített. Ez a korábbi gyakorlat láthatóan megváltozott, és bizonyos gyártók digitalizált másolatként, letölthetővé tették, teszik, a honlapjukon - a vevőik megnyugtatása érdekében -, hogy a kialakított számlázási rendszerük a jogszabályi követelményeknek megfelel, és ezt a cégük nevére szóló (egyedinek tűnő) NAV nyilatkozatok másolatával is megerősítik.

Lavinaszerű változás?

Ahhoz, hogy hitelesen beszélhessünk 2.0-ás verziójú iratkezelésről, a korábban évtizedek alatt kialakult gyakorlathoz képest igen komoly, nagyszabású, lavinaszerű hatásról és annak bekövetkeztéről kell beszélnünk. Ha ez így lenne, akkor már a piaci szereplők is érzékelnék. Csakhogy a lavinákat szinte lehetetlen előre jelezni, - sokszor nem véletlen esemény okozza, hanem emberi beavatkozás - így az iratkezelési változások lavinaszerű lezajlására is csak a figyelmet tudjuk ráirányítani. Amikor már látszik, hogy lezúdul a hegyről a lavina, sokaknak már nincs ideje elmenekülni előle. Élhetnénk a vulkánkitörés hasonlatával is, de ott éppen az emberi, külső beavatkozás jelentősége elenyésző a vulkánkitörés pusztító hatásához viszonyítva. Másodsorban nem szokás vulkánkitörést szándékosan előidézni, a hirtelen lezúduló hegyvidéki lavinák esetében viszont sok esetben a tiltott terület megbolygatása okozza a katasztrófát. Mielőtt még a kedves olvasó megijedne (vulkán? lavina? mi lesz még itt?), hogy az iratkezelés lavinaszerű átalakulása fájdalmas, és katasztrofális lenne, megnyugtatom Önöket, hogy ez csak egy hasonlat, és az előre nem jelezhető voltára, és a villámgyors lezajlására utal. Nem fog fájni.

Miből lesz a lavina?

Az első hópihe, amely megtapadt a legkritikusabb ponton, az a számlapéldányok kezelésének megváltozása. Már nincsen első vagy akárhanyadik számlapéldány, a szigorú számadású nyilvántartási kötelezettségünknek nem a számlapéldányok sorszámozásával kell megfelelnünk (hanem valamely egyéb módon, amelyre számos könyvelő nem talált más megoldást, minthogy továbbra is sorszámozza a kibocsátott számlapéldányokat). Aki logikusan, és nyitottan gondolkodik, hamar belátja, hogy az eredeti, adólevonás érvényesítésének megfelelő számlabizonylatot újra lehet nyomtatni, ha a számlapéldányokat sorszámmal nem kell egymástól megkülönböztetni. Ez volt a kezdet.

A néhány hópihe összetapadásából hógolyó gömbölyödött, amikor az is kiderült, hogy a számla előállítása, már nem csak és kizárólagos joga és kötelezettsége a szállítónak. Már szép kis hógolyót látunk, amikor a vevői példányt elektronikus állományként küldjük a szállított termékkel együtt a vevőnek, majd a vevő (pl. a webáruház ügyfele, amikor megkapja a neten rendelt könyvet) a számlázó rendszer segítségével saját magának nyomtatja ki a vevői számlapéldányát. Ha esetleg elsőre nem sikerült, hát nyom egy másikat, vagy akárhányat, korábban elképzelhetetlen módon tapétázhatnánk ki az iroda falát egyetlen számla azonos példányaival...

Most következik a hóhatár, amikor a fenntről érkező hógörgeteg eléri a felső rétegi erdőszéli fákat. Bizony, okoz némi elemi kárt. Azok a cégek, akik már kialakították az elektronikus számlákon alapuló rendszereiket (elektronikus aláírás és időpecsét szolgáltatás szükséges hozzá), most értetlenül állnak a lavina előtt, hogy nekik most frissen nyilatkoztatniuk kell az összes eddigi vevőjüket arról, hogy hajlandóak-e elektronikus számlát fogadni tőlük (és bajlódni a tanusítványok kezelésével, és megkűzdeni a teljes könyvelési folyamatukkal, beleértve az érintett személyeket is), holott a szomszéd webáruház letölthető PDF-et állít elő, amelyet előzetes jognyilatkozat nélkül a vevő kinyomtat magának és a tranzakció már le is van "könyvelve". Szuper hatékonyan megoldották a papír alapú számlázásukat. Ekkor reccsennek majd a felső-hegyvidéki fenyőfa törzsek, és a csöppet letarolt hegyoldalon ismét "kivirágzanak" a papír alapú számlabizonylatok, amelyeket meglepő módon elektronikus formában (természetesen még kinyomtatás előtt) a szállító eljuttat a vevőnek. Figyelem, a lavina lassan eléri a hegy lábánál elterülő falvacskát!

Igaz, hogy néhány elsodort fenyőtörzs veszélyesen repül felénk (ez lehet az e-számlázó cégek feltételezhető lobbiereje), az igazi veszély a hólavina, amely majd betemet minket. Szerencsére, mint ahogy korábban említettük, ez csak hasonlat, és nem fog fájni. Amikor a vevő ráébred, hogy már "készen van" a számlája, csak épp még nem nyomtatta ki, ezt meglehet, hogy nem is teszi meg, hanem majd megteszi a könyvelője, végtére is neki lesz/van szüksége a papír alapú számlára. A vevő - mint cég, inkább azt fogja kérni az informatikus fejlesztőitől, hogy a saját költségelszámoló (hiszen ő most kapott számlát, vett valamit!) rendszerébe emeljék át azokat az adatokat, amelyeket az elektronikusan megkapott számlabizonylatból ki tudnak hámozni. Egy-két telefon, és a "könyvelőknek szánt" nyomtatható PDF állomány mellett, egy XML fájl is meg fog jelenni a vevőnél, amelyből egészen könnyedén fog a megvásárolt termék a készletnyilvántartásba vándorolni... Akik még mostanra sem vették észre, hogy ez lavina, azoknak érdemes tovább olvasniuk.

Kik lesznek a vesztesek, kik fognak megsérülni? (De hiszen azt ígértük, nem fog fájni?)

Nyilvánvaló, hogy az e-számla rendszerek jelenlegi szállítói nem fognak örülni, de nem kell őket félteni, öt perc alatt majd átállítják a meglévő rendszereiket, elhagyják a kötelező kellékeket (elektronikus aláírás, és időpecsét szolgáltatás), és biztosítják a vevőnek a kinyomtatható számlapéldányt - elektronikusan. Nem sokat veszítenek, mivel a szállítói példányok maradhatnak elektronikus formában (így már nem elektronikus számla, mert a vevői és szállítói példány eltérő formátumú, de ebben az esetben az elektronikus példányok nyilvántartására nem meglepő módon éppen azok a feltételek vonatkoznak, mintha elektronikus számla lenne, a szállító a saját példányait elektronikus aláírással, és időpecséttel ellátva fogja a saját rendszerében tárolni). Ezáltal bármikor, bármely vevőjének biztosítani tudja az eredeti számláról a másolatot.

Talán nem fog jól járni a külső könyvelő, mert kénytelen lesz saját költségén kinyomtatni a könyvelt cégeinek a számláit, hiszen már csak ő az egyetlen, aki ebben a folyamatban a papír alapú bizonylathoz ragaszkodik. Kiváncsian várjuk, hogy miképp fog a havi szolgáltatási díjában megjelenni, az ügyfél számláinak nyomtatási költsége? További gondot fog okozni, a mindenféle szállítói rendszerekbe való belépések jogosultsága, hogy a vevő könyvelője is hozzáférjen az ügyfele vevői számlájához (ami esetünkben egy néhány bájtot foglaló internetes link!), de ez sem okozhat túlságosan nagy gondot, mivel évek óta az ügyfele ügyvezetői jelszavával tölti fel az adóhatósághoz a bevallásokat. Ezt is csak akkor érzékeljük, amikor egy másik ügyfél azonosítójával, egy másik cég bevallását küldi el, mert olyankor a hatóság - teljesen jogosan - a bevallást elutasítja, és erről a beküldő céget, a mit sem sejtő ügyvezetőt e-mail útján értesíti. Kicsit ciki, de belefér, csak az hibázik, aki csinálja.

Miért lenne ebből iratkezelés 2.0?

Mostanáig csupán számlákról beszéltünk, még ha elismerjük is, hogy ez lavinaszerű hatásként fog a cégek között szétterjedni, még meg kell indokolnunk, hogy miért lesz ebből iratkezelési verzióváltás. Ha eddig tudták követni a hópihéből lavinává fejlődő folyamatot, a továbbiak sem fognak fejtörést okozni. Közismert tény, hogy egy cég életében a legismertebb, és a legnagyobb mennyiségben keletkező papír alapú irat a számla. A fentiekben bemutattuk, hogy egy logikusan és jogszerűen követhető gyakorlat mindenki számára kedvező állapotot hozhat az ügyvitel kezelésében, akkor a fenti módszertan minden olyan bizonylatra értelmezhető, amelynek a jogszabályi súlya, megítélése, nem nagyobb, mint az adó megállapítására alkalmas számlabizonylatok (bővebben számviteli bizonylatok) esetében. Ha ezt komolyan is gondoljuk, gyakorlatilag a cég által kötött szerződéseken kívül, minden egyéb céges irat további kezelése a számlákhoz hasonlóan elektronikus-papír alapon és úton támogathatóvá vált, vagy azzá válhat. Ettől lesz, vagy lehet verzióváltás a céges iratkezelésben! A fejlődés megtorpant az elektronikus dokumentumok hitelességének elismerésében, de elismerjük, ha a folyamat végén kinyomtatásra kerül. Vagyis, amíg továbbküldjük, amíg elérhetővé tesszük az eredetileg elektronikusan készített iratot, sőt, ha annak példányait nem kívánjuk megkülönböztetni, akkor hosszabb távon is fenntarthatjuk az elektronikus példány félhivatalos állapotát.

Ha valamely oknál fogva mégis a bizonyító erőt megtestesítő papíralapú példányra van szükségünk, nyorsan nyomtatunk egy példány a hitelesnek terkintett elektronikus rendszerből (!), jókedvünkben ellátjuk cégvezetői kézjegyünkkel, és már mehetünk is a bíróságra, nyerni fogunk! Ha ez ennyire egyszerű, eddig miért nem így csináltuk?

A hatóság közbeszól

Korábban nem mertük a lavinát elindítani, mivel a hatóság jól elkerítette a veszélyes szakaszokat, meg sem tudtuk közelíteni a megroggyant területeket. A mostani hatósági nyilatkozatokkal viszont lebontották a korlátokat, a webáruházak forgalmának, az e-kereskedők logikus érvelésének köszönhetően a lavina elindult. Nincs mitől tartanunk, mert a hatóság fenn van a hegyen, a lezúduló hógörgeteg a cégek működését fogja megtisztítani, a már kiadott megfelelőségi nyilatkozatok nem vonhatóak vissza, nem is fűződik hozzá érdek. A rendszer működni fog, a hatósági nyilatkozatot begyűjtő cégeknél már működik is, a vevők nyomtatják a számláikat.

Aki frissebb híreket is olvas már láthatja, hogy "cserébe" egy másik területen emelkednek majd a korlátok, a szállító levelek bizonylatai, és maguk a szállítólevél tömbök is szigorú számadású követelmény alá kerültek. Könnyebb számlázni? Akkor szigorúbb szállítani!

Hómunkásokat keresünk

A hegy lábánál nem várhatjuk meg, míg a hó elolvad, a betemetett cégek közül ki kell kotornunk a működőképeseket. Azok, akik jelen gazdasági körülmények között még képesek a felszínen maradni, és tevékenységüket kifehérítve csinálni, bizton számíthatnak arra, hogy a teljeskörű és mindenre kiterjedő adófizetési kötelezettségeik teljesítése után néhány napig, esetleg hetekig nem kapnak váratlanul néhány százezer forintra rúgó azonalli beszedési megbízást (vagyis inkasszót) a hatóságtól, feltételezve, hogy a könyvelőjük nem nézett el valamit a még aznap bejelenteni való kötelezettségei közül. Bizony cég legyen a talpán, ha talpon tud maradni. De legalább verziót válthat az iratkezelése...