Tudjuk, hogy papír nélkül nem lehet. De hogyan csináljuk, hogy a legésszerűbb legyen?

Ha lenne is egyszer időnk átgondolni a tényleges irodai papírfelhasználásunkat, melyek a legjobban bevált változtatások, mikor hasznosabbak a tisztán elektronikus megoldások, hol, mikor ragaszkodjunk mindvégig a papír alapú megoldáshoz?
Szakmai konferenciánk alapvető kérdéseket feszeget olyan gyakorlatban is már működő megoldások, tapasztalatok bemutatásával, amelyek bármely irodai, szervezeti környezet iratkezelésére jótékony hatással lehetnek. Hogyan szeretne változtatni, ha az első lépéseket már megtette, vagy szívesen megtenné? Mára már beláthatjuk, hogy az informatikai rendszerekben tárolt adatok szorosan összefonódnak a még hagyományosan papír alapon érkező, vagy kimenő iratainkkal. Általános esetekben a papír irat közvetít, megtestesít információt az érintett felek között, de számos igény miatt (nyilvántartás, rendszerezhetőség, megoszthatóság, kereshetőség, biztonságos tárolás, továbbíthatóság, stb.) az iratban foglalt információ egy része, vagy akár egésze elektronikus rendszerekbe kerül, illetve eleve onnan származik.

A fővárosi levéltár gyűjtőterületére vonatkozó elektronikus adatvagyon felmérés eredményeiről dr. Fehér Csaba, főosztály vezető helyettes tart előadást. A tisztán elektronikus csatornákon zajló írott kommunikáció (telefax, e-mail, azonnali üzenetváltás, stb.) tovább növelte az informatikai rendszerek nyilvántartó, gyűjtő, adatintegrátor szerepét. A hagyományos iratkezelés alappillére, miszerint az irat útja mindvégig követhető legyen, fokozatosan átalakul az informatikai rendszerekben tárolt és kezelt adatbázisok és programok szövevényes kapcsolatába. A közigazgatás (elektronikus) iratkezelésének aktuális kérdéseiről Mikó Zsuzsanna főosztályvezető (Magyar Országos Levéltár) ad rövid áttekintést. Az életciklus végén kezdve mára már nem meglepő, hogy a könyvtárakban, levéltárakban kartoték helyett, elektronikus nyilvántartásokban kereshetünk. Az elektronikus iktató rendszerek és iratkezelő szoftverek bevezetési tapasztalatairól Gódor Csaba, vezető tanácsadó (netTeam Zrt.) tart előadást. Elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének nyilvánvaló pozitív és negatív hatásai vannak a befogadó szervezetekre, melyről szakértőnk érdekes előadását hallhatják. Vannak helyzetek, amikor ki kell állnunk a papír alapú iratok mellett, az ésszerű iratszervezési kérdésekről Ács Zoltán (Eurodoc2000 kft) tart előadást. Miért ne automatizálhatnánk az iktatáskori adatbevitelt? Emberi beavatkozás nélküli, folyamatba illesztett megoldásra mutat példákat Javellák János (Offisys). Molnár Ágnes (L&M Solutions) megmutatja milyen kifinomult funkciókkal állnak rendelkezésre a legmodernebb elektronikus dokumentumkezelő rendszerek, rávilágítva a papír alapú iratok elektronikus kezelésének néhány ellentmondásos területére. Az ügyvédi gyakorlatban is megjelent az elektronikus iratok kezelése, az elektronikus ügyintézés, és archiválás. Homoki Péter buktatókkal, és alapkérdésekkel tűzdelt megoldási lehetőségeket vázol fel, rávilágítva a papír és elektronikus alapú ügyiratok együttes kezelésének nehézségeire.

Rendezvényünk fő célja megmutatni olyan járható ösvényeket, melyeken elindulva bármely szervezet kikövezett útra tévedhet az iratok és elektronikus dokumentumok erdőnyi sűrűjéből, megtalálva az ésszerű egyensúlyt a hagyományos és elektronikus megoldások között.