A korszerű rendszerek a WEB alapú adatfeltöltésen kívül, egyre szélesebb körben nyújtanak lehetőséget tömeges adatbevitelre interfészeken keresztül, akár XLS fájlokból is.

A megoldás nem újkeletű, a találékony felhasználó a PC elterjedése óta hoz létre saját használatú különböző formátumú állományokat. A kezelendő, illetve nyilvántartandó adatok többsége ilyen személyes "nyilvántartásokban" képződnek, melyek igen nehezen szabályozhatóak vagy terelhetőek szofisztikáltabb megoldások felé. Az ablakozó rendszerek megjelenése előtt a hagyományos TXT állomány volt a legelterjedtebb, az ASCII kódkészlet szerint alkalmazott karakterek a mai napig szinte bármely digitális rendszer számára értelmezhetőek maradtak. A szövegszerkesztő programok elterjedésével a különböző fájlformátumok a puszta adatinformáción kívül a megjelenésre vonatkozó egyéb információt is a fájlban tárolják, ezért egy ma már nem használt szövegszerksztő fájljait nem tudjuk egyszerűen megnyitni. Mindmáig megmaradt viszont a TXT formátum mentése, tehát még mindig az egyik legegyszerűbb "adatmigrációs" formátum a szöveges fájl (TXT). Ennek adatbázisokra formázott változata a vesszővel elválasztott szöveges állomány (CSV), ahol a vessző (vagy pontosvessző) karakter választja el a táblázat oszlopainak elemeit, és a sor végi "ENTER" jelzi a következő sorát a táblázatnak. A "CSV" fájlok a relációs adatbáziskezelő rendszereknek természetes import formátumai, a TXT-hez hasonló univerzalitással és felhasználhatósággal rendelkeznek.

Gyakorló felhasználó ezen ismeretek ellenére irodai szoftvercsomag termékeit használja, szövegszerkesztőt, táblázatkezelőt, prezentációs alkalmazásokat. Az így képződő (egyelőre lokális és személyes használatú) állományok a munkaviszony révén vállalati dokumentumokká válnak, nagyjából akkor, amikor jogszerűen valamely munkatársunknak továbbítjuk. (Persze a kutyám fényképe a mellékletben még nem tartozik ebbe a körbe) Sokan nem gondolják végig, hogy melyik az a pillanat, amikor a vállalat számára őrzési idővel megáldott kezelendő dokumentumot hoznak létre. Sokan nem is szabályozzák e területet, csupán a papír alapú, jól kézben tartható területre. Könnyen belátható, hogy az informatikai fejlődés, és a rendszerek használata már jóideje átlépte azt a határpontot, amikor megelégedhettünk, az elektronikus dokumentum kinyomtatásával és aláírásával a hitelessé tétel érdekében.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek mint bináris állományra (univerzális fájl) tekintenek a "kezelendő" dokumentumra. A szövegszerkesztő, a táblázatkezelő, vagy akár a szkennelő alkalmazás képfájljai épp úgy válnak az elektronikus dokumentumkezelő rendszer részévé, mint a papíron érkezőek a hagyományos iktató rendszerekben. Azt hisszük, hogy a táblázatkezelő, vagy a szövegszerkesztő tipizálja a dokumentumainkat, de könnyen mutatható elrettentő példa: a projekt során rengeteg emlékeztető készül, az egyiket kézi vázlatként beszkenneljük, a másikat szövegszerkesztőben írjuk, a harmadikat a külső partner faxon küldi, a negyedik mástól érkezik e-mailben, az ötödik word dokumentum levél csatolmányaként, és valaki az egyiket épp postára adta... Ezek a dokumentumok mind ugyanannak a projektnek az "emlékeztetői". A típus a tartalom alapján /emlékeztető/, a megjelenési formája pedig igen sokrétű. Ha a típus a papír, a levél, a melléklet, a fájl, és a szkennelt kép, akkor jól látszik, hogy akár különböző rendszerek különbözőképpen kezelve jelenítik meg számunkra. Ha fax, akkor a faxok között kell keresni, ha iktatott irat, akkor az iktatórendszerben, ha mi írtuk, akkor a megfelelő mappában, stb. Holott valószínüleg, "csupán" a projekt emlékeztetőit olvasnánk végig mondjuk időrendi sorrendben. A példából jól látható, hogy a leghatékonyabb dokumentumkezelő rendszer sem fog rajtunk segíteni, ha a kommunikációt -legalábbis a hivatalos kommunikációt- nem szabályozzuk. A fenti példára egyszerű megoldás, ha a fax e-mailként érkezik, ha a levél melléklete elektronikus dokumentumként kezelődik, és ha a szkennelő alkalmazás a DMS rendszerbe továbbítja a papír dokumentum elektronikus "másolatát". Ezzel máris megteremtettük az elvi lehetőségét annak, hogy az "emlékeztetők" között keressünk függetlenül attól, hogy az milyen formában keletkezett, vagy érkezett.