A digitális rendszerek terjedésével, a számítógép munkahelyi elterjedésével megállíthatatlanul beindult egy folyamat, amely gyökeresen átalakítja a több száz éves hagyományokat, tárolási és betekintési rendszereket, az iratokhoz való hozzáférést és kezelést. Vagy mégsem?

Az elektronikus aláírásról szóló törvény – jogi szintre emelve a lehetőséget – megteremtette a környezeti hátterét annak, hogy a dokumentum gazdája, létrehozója dönthessen, papíron kézzel vagy számítógépes rendszerben „elektronikusan” ír-e alá. A versenyszféra dokumentumkezelési törekvéseit a hatékonyságnövelés, a folyamatok felgyorsítása vagy pontosítása, a visszakeresés és megtalálhatóság elosztott félautomatikus támogatása hajtja. A közigazgatásban megjelenő informatikai rendszerek, az ügyekhez hasonlóan, ezt az ügyfelek köré kénytelenek felépíteni, amely alapvetően a hagyományos ügykezelés rendjéből fakad. Ennek megfelelően a piaci megoldások megoszlanak a felhasználók függvényében: vagy vállalkozási igényeket szolgálnak inkább, vagy pedig intézményi, közszolgálati igényeket. Sajnos a termékek különbözősége egyre nő. Régebben, az elektronikus levelező rendszerek terjedésének „fénykorában”, szinte azonos rendszerek jelentek meg a piacon mindkét felhasználói kör számára.

Különböző rendszerek összhangja

A problémát ma már a különböző rendszerek kapcsolatba kerülése okozza. Minél nagyobb a különbség a vállalkozás informatikai rendszere és az esetünkben hatósági szerepkörű közintézmény rendszere között, annál nehézkesebben mennek az ügyek. Korábban fel sem merültek ilyen problémák, hiszen mindkét szervezetnél egyformán, papíron kezelték az információt. Felismerve a papírhordozóban rejlő korlátokat, egyre több területen jelent meg a hivatalos elektronikus kommunikáció igénye, egyre többen próbálták komolyan venni a számítógépes rendszerek adta szolgáltatásokat. Majd kialakult a belső szervezeti kapcsolatok elektronikus rendszerekkel való támogatottsága. A vezetők szabályzatokkal igyekeztek a külső kommunikációt papírhordozón tartani, s ez hosszú távú fejlődéshez vezetett a nyomtató-üzletágakban, és a papírgyárak sem aggódnak a „papírmentes iroda” megvalósulásától. Be kell látnunk, hogy nem „papírégetéssel” kell a hagyományoktól megszabadulni. Azzal azonban mindenkinek tisztában kell lennie, hogy egy papírlapon tárolt megközelítőleg 1000 bájt információ teljes, tárolással és létrehozással kapcsolatos költsége körülbelül 15-20 forintra tehető. A számítógépes háttértárolók gyakorlatilag konstans ár mellett folyamatosan egyre nagyobb méretűek, illetve mindig új, nagyobb kapacitású lemezek jelennek meg, így egy oldalnyi információ tárolásának és kezelésének költsége olyan arányban áll egymással, mintha több ezer oldalnyi könyvet tárolhatnánk egy pénztárcában. A kapacitásbeli arány ennél jóval nagyobb; a hasonlatban a költségarányokra hívtuk fel a figyelmet. Tehát ha számít az információ tárolásának költsége, akkor számít az is, hogy milyen hordozón tároljuk. Ez sem új keletű történet, hiszen a fotográfia megjelenésével szinte egy időben alakult ki a mikrofilmre archiválás módszere, amely több száz évre olvashatóan, és egyszerű eszközökkel kezelhető formában tárolja a szükséges információkat, iratokat.

Három generáció – három nézőpont

Ezzel a kortörténeti áttekintéssel arra jutottunk, hogy legalább három generáció, három különböző megközelítésű személyek csoportja határozza meg egy adott szervezet iratkezelési, dokumentumkezelési megoldásainak terjedését. A legfiatalabb generációnak teljesen természetes az elektronikus forma, már az első szülinapi SMS-t is a mobiljukról küldték... Nekik bármilyen iratkezelési rendszer szinte játékszerként kel életre, teljesen természetesen élik meg a papírhordozó és az elektronikus forma közti váltást, átalakítást. A mostani negyven körüli generáció számára még felrémlik az elektronikus eszközökkel át nem szövött korábbi élet, így talán megértőbbek az idősebb generációval szemben, akik nagymértékben, és sok esetben igen helyesen ragaszkodnak a papírformátumhoz. Be kell látnunk, hogy a szervezeten belül kialakuló irat- és dokumentumkezelési rendszer alapvetően a döntéshozóktól függ, akik általában nem közvetlen felhasználói a bevezetendő rendszereknek, és csak részben befolyásolhatja a tényleges felhasználó. Emiatt nagy a felelőssége a fejlesztőcégeknek, hogy olyan termékkel lepjék meg a felhasználókat, amely csodák csodájára épen azt és éppen úgy oldja meg, ahogy az nekik a legkedvezőbb. Ugye látszik, hogy ez így szürreális. Mindennapos probléma, hogy a fejlesztő túlságosan távol kerül az iratkezelési, dokumentumkezelési feladatok ismeretétől, a felhasználónak pedig általában sejtelme sincs az informatikai termékek sajátságairól, fejlesztési, módosítási nehézségeiről. A felhasználó joggal várja el, hogy ha kést kap, akkor az éles legyen, és lehessen vele vágni... A dokumentumkezelési szakterületen még erősebben látjuk ezt a hatást. A fejlesztőcég és munkatársai, valamint a végfelhasználó szervezet között szinte áthidalhatatlan a szakadék. Ez különösen így van az iratkezelés esetében, legfőképp pedig közigazgatási területen.

Jogszabály- és piacismeret

Üdvözlendő jelenség, hogy az IT-cégek egyre gyakrabban és mélyrehatóbban olvasgatják azokat a jogszabályokat (pl. KET), amely alapján egy-egy szerv vagy hatóság ügyeinket intézik, és talán arra is látunk már példát, hogy a felhasználók különbséget tesznek a telepítendő és a böngészőablakban futó alkalmazások között. A közvetlen fizikai iratkezelés támogatása azonban további kérdéseket vet fel, hiszen ma olyan képesítésű munkatársak foglalkoznak a papír alapú iratokkal, akiknek esetleg gondot okozhat a számítógép használata. Másik példával is élhetünk, a lakossági szolgáltatások, ügyek elektronikus intézése során is igen heterogén összetételű ügyfélkörre kell a rendszereket felkészíteni. Nem véletlen, hogy évek óta kutatják a mobiltelefonok alkalmazásba vonását, hogy a hozzá nem értő felhasználónak ne kelljen bonyolult felépítésű és nehezen karbantartható számítógépeket használni. Az iratkezelés szépsége, hogy bárki érezheti úgy, szakértője a területnek, bármikor mondhatjuk azt, hogy egyáltalán nem értünk hozzá, egyetlen dolgot nem tehetünk: nem mondhatjuk, hogy ránk nem vonatkozik, nekem nem kell vele foglalkoznom. Hiszen az iratok, dokumentumok olyan mértékben részévé váltak az életünknek, hogy hiába temetjük homokba a fejünket a legfrissebb dokumentumkezelő rendszer elől, ezzel csak a saját ügyeinket nehezítjük meg – legyen szó akár a cég ügyéről, akár a saját lakossági ügyünkről. A kibic mondhatja, hogy neki semmi köze az ügyhöz, de mindenki tudja, hogy ez nincs így. Ebből fakad, hogy a megoldások bevezetése olyan mértékben válik közös üggyé, amilyenre korábban az IT-cégek még nem voltak felkészülve. A kész rendszerek esetében könnyű a termék adottságaira hivatkozni, és a körültekintő fejlesztésekre, amely mind a célt szolgálják. Az iratkezelés területén azonban sokkal nehezebb ilyen letisztult, kívülről behozható kerek-egész rendszerben gondolkodni. A DMS-szállítók mind tudják, hogy ahány ház annyi szokás, így inkább keretrendszereket fejlesztenek, amelyeket a legkönnyebben lehet az ügyfél igényeinek megfelelően testre szabni, beállítani. De mi a helyzet a közigazgatásnál? Egy-egy rendszer bevezetése előtt ajánlott alaposan körülnézni a piacon, és ezalatt nem csupán a szállítók kínálatát kell érteni, hanem a már működő rendszereket is. Minden bevezetés hordoz tanulságokat; minden már működő elektronikus kormányzati vagy közigazgatási rendszer mögött leküzdött akadályok, megoldott problémák húzódnak, érdemes tehát a már felderített akadályokat kikerülni. Ez persze feltételezi az önkormányzatok, szervezetek közötti aktív és őszinte tapasztalatcserét. Nem kerülhető ki a jogi, szabályozási háttér alapos, a lehető legtöbb irányból való vizsgálata sem. A ma érvényben lévő jogi keretrendszer a szereplők véleménye szerint a legnagyobb jóindulattal sem mondható könnyen átláthatónak vagy koherensnek. A KET maga, a hozzá kapcsolódó végrehajtási utasítások, az egyes országos hatáskörű hivatalok jogi szabályozói gyakran egymásnak ellentmondó követelményeket állítanak mind az önkormányzatok, mind a szállítók elé. Azt jelenleg csak remélni lehet, hogy a jogszabályi környezet ”kiforrja magát”, s ezt is csak hosszú távon teheti. A jelenlegi helyzetben azonban az egyes önkormányzatok jogászaira, jogi osztályaira és persze a jegyzői hivatalra nehezedik e gondok súlya. A bevezetésben részt vevők tapasztalatai szerint az informatikai problémák-akadályok száma és szerepe nagyságrendileg kisebb, mint a jogi útvesztők okozta bonyodalom. Nem biztos, hogy a backoffice rendszerek felállítása vagy az ügyirat-kezelési alkalmazáscsomag bevezetése lesz a legkeményebb feladat... A bevezetés előtt azt is fontos eldönteni, hogy az illető város vagy más település milyen „hatósugárral” képzeli el az elektronikus önkormányzati rendszer használatát. Persze a rendelkezésre álló összeg korlátokat is jelent. Egy, a fejlődést fontosnak tartó vidéki nagyváros számára azonban, ha a kellő anyagi fedezet is rendelkezésre áll, okos lépés lehet a környező kistelepülések bevonása. Már Magyarországon is van olyan bevezetés, ahol az informatikai infrastruktúra kialakításánál már alapvető szempontként szerepelt az ASP-modellben kialakított kistérségi szolgáltatóközpont szerepe. Ez megkövetel többek között a nagyobb teljesítményű IT-megoldásokat, a települések közötti megfelelő sávszélességű kapcsolatot, és nem utolsósorban az érdekek felismerését és a szoros együttműködést. A mérleg másik serpenyőjében is értékes elemek kerülnek: a térségi együttműködés javulása, a települések versenyképességének javulása, a vállalkozók, cégek jó véleménye és végül a helyi lakosság informatikai fejlődésének áttételes elősegítése.

Változások a közigazgatásban

A közigazgatás működésében jelentős változásokat hozott az elmúlt egy év jogszabály-változása, hatályra emelkedése és az új rendeletek megjelenése. Ezek összességében – az alapvető feltételek megléte esetén – lehetővé teszik a hivatalos ügyek elektronikus úton való intézését. Az igazi mérföldkő 2005. november elseje, amikortól hatályba lépett a közigazgatási eljárásokról szóló törvény, amely megalapozza az elektronikus ügyintézés kiszélesedését. Másik fontos változás az iratkezelés szabályozásában a 335/2005 kormányrendelet, amely részletesen szabályozza a levéltári törvényben lefektetett iratkezelési szabályokat. 2006 első negyedévében pedig, az informatikai szektor számára is példaértékű módon, a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazandó iratkezelési szoftverek tanúsításáról szóló két rendelet jelent meg; az egyik alapján jelölhető ki olyan tanúsító szervezet, amely alkalmas az iratkezelő szoftverek vizsgálatára, valamint a 24/2006 NKÖMIHM-BM rendelet, amely részletesen tartalmazza az iratkezelési szoftverek által teljesítendő minimális szakmai követelményeket. Ennek egyik bekezdése egyértelműen hivatkozik a már említett 335/2005-ös kormányrendeletre, amellyel gyakorlatilag a közfeladatot ellátó szervnél kialakítandó iratkezelés rendje teljes szinkronba kerül az iratkezelő szoftver által nyújtott szolgáltatásokkal. 2008. január elsejétől már csak tanúsított iratkezelési szoftver alkalmazható, ezáltal az elektronikus ügyintézés, az elektronikus dokumentumok hivatalos kezelésének bevezetése rövid időn belül szétterjedhet a közigazgatás teljes vertikumában. Az informatikai szektor számára igen fontos tényező, hogy az elektronikus aláíró termékek után most már a közigazgatás területén is példaértékű rendeletek határozhatják meg egyegy speciális területre vonatkozó szoftvertermékek működését, tervezését, és a kész termékek megfelelőségének harmadik fél általi tanúsítását. Mivel éppen a versenyszféra és a közszféra dokumentumkezelési konvergenciájára hívtuk fel a figyelmet, az ügyviteli és dokumentumkezelési szoftvertermékek piacán a szabványosság, a jogszabályoknak való megfelelőség aktívan szolgálja majd a termékek között elvárt interoperabilitás fejlődését.