Néhány évvel ezelőtt még önmagában a dokumentumkezelés emlegetése is újdonságnak számított. Mostanra a piaci szereplők - lehetőségeik függvényében - már jóval előrébb tartanak, bevezettek iratkezelő rendszereket, szkennelik a bejövő számláikat, nyilvántartják a szerződéseiket és egyre gyakrabban gondolkodnak átfogó, minden részterületre kiterjedő dokumentumkezelő rendszer, dokumentumkezelési megoldás kidolgozásán. Néhány cég, ahol az iratok nagyobb jelentőséggel bírnak, iratkezelési megoldásokban gondolkodnak, és a papír alapú iratok mennyiségi problémájával szembesülnek. Megint mások - a közfeladatot ellátó szervek - jogszabályi hatásra tanúsított iratkezelő rendszereket vásárolnak, vagy a már meglévő iratkezelő szoftverek továbbfejlesztését, tanúsítását rendelték el. Néhány iparági szereplő nemzetközi normákon alapuló szakági szabályozásokhoz próbálja igazítani a gyakorlatban már működő elektronikus, vagy papír alapú megoldásait. A gondolatébresztő felsorolásból jól látszik, hogy egyre nehezebb általánosságban beszélni a dokumentumkezelésről, mert akár a DMS szállítók felöl nézzük, akár a megrendelők részéről, mind egyre speciálisabb problémákkal, felvetésekkel jelentkeznek.

Néhány évvel ezelőtt az internetes keresők magyar nyelven igen szerény találatokat hoztak a "dokumentumkezelés" kifejezésre. Ha most keres valaki erre a szóra, több oldalnyi lényeges újdonságot talál, az első ötven találat között még alig szerepelnek ismétlések, másoktól átvett cikkek. Ez is jól tükrözi, hogy a dokumentumkezelés IT piaci szereplővé érett, és ha megnézzük az IT cégek átalakulásait, a háttérben lezajló nemzetközi és belföldi folyamatok is ezt támasztják alá.

Mindazonáltal, hogy örülünk a cégek sikereinek és az egyre bővülő sikeres DMS bevezetési projekteknek, a szakma fejlődése nem állt meg, és számos alapkérdés áll még niytva nemcsak a belföldi vevők, hanem a nemzetközi DMS piac előtt is. Nem győzzük eleget hangsúlyozni, hogy néhány alapkérdést nem szabad figyelmen kívül hagyni hosszútávú döntések meghozatalakor. Márpedig aki a DMS területén rövidtávú döntést hoz, az igen nagy nehézség elé állítja saját magát! Nézzük sorra ezeket a fő kérdéseket:

1. A tárolni kívánt dokumentum formátuma
2. Az archiválás eszközei és módszere, a visszakereshetőség univerzalitása
3. Szabványosság, interoperabilitás
4. Használhatóság, időtállóság

1. A dokumentum formátuma

Az elektronikus dokumentumok formátumának eldöntése még hosszú ideig nyitott kérdés marad. Nem is érdemes teljes mélységében a szakmai vitába belefolyni, mert a világon mindenkit foglalkoztat ez a kérdés, de egy-egy szakembernek igen kevés ráhatása lehet a teljes folyamatra. A kérdés hasonló horderejű, mint a legutóbbi műszaki csata, amikor az új DVD formátumot próbálták a gyártók meghatározni. Lássuk be, a ma használatos dokumentum formátumok mögött is igen nagy cégek sorakoznak fel, a döntés, a legjobb formátum kiválasztása, talán sosem volt pusztán szakmai kérdés. A szabadalmaknak és a szabványoknak az IT szektor létezését jóval megelőző múltja van, jó lenne, ha a vita szabványos területen maradna. Azoknak a döntéshozoknak, akiknek ma, holnap, a közeljövőben kell átlátható döntést hozniuk, azt javasoljuk, hogy döntsenek bátran, és csökkentsék a kockázatot a párhuzamosan használható formátumok lehetővé tételével. Nem az a jó döntés, hogy ezt, vagy azt a formátumot szentesítjük, hanem az, ha legalább azt megmondjuk mely formátumok kerülendőek, amelyeket konvertálni kell, vagy eleve a döntés alapján preferált formátumban célszerű fogadni. Ha a megredelői palettán megjelenne egy-egy ajánlás a beszállítók számára, hogy milyen elektronikus formátumokat preferál egy-egy cég, akkor ez a gyakorlat futótűzként terjedne el a piacon. Hiszen lássuk be néhány formátumról van szó, kettőt-hármat bárki felsorol fejből! Számos szabványossági kérdést döntött már el a gyakorlat: amelyiket sokan használják, az talán jó is. Persze ha monopóliumok hatása érvényesül, akkor a kép már nem ennyire tiszta. De ezen egy józan döntéshozónak felül kell emelkednie, és inkább félmegoldással rendbeszedni a munkatársak folyamatait, mint a döntést nyitva hagyva a burjánzó megoldások dzsungelét engedni az IT szervezetre.

2. Hosszútávú archiválás a cég életében

Szintén megoldhatatlannak látszó kérdés, főleg, amikor a döntéshozó a "hosszútáv" értelmezésébe kezd. Az alkalmazott technikák területén (értsd alatta a hardver eszközöket és azok környezetét, a terméktámogatást, stb.), a jelenlegi IT piacon 5-7 évről beszélhetünk. Az iratok szempontjából nem ritka a 15-20 éves őrzési idő, és bizonyos esetekben a 30-50 évet is előírja jogszabály. Ezek az igazán "hosszútávú" időszakok. Ha visszatekintünk az archiválási "iparág" múltjára, akkor ez a szakma jóval az IT forradalom előtt is létezett, kb. a 60-as évek óta léteznek megoldások és cégek a hosszútávú őrzés ipari méretű kiszolgálására, a papír iratok területén pedig több évszázados múlttal rendelkezik a levéltárosi szakma. Tehát szaktudás és módszertan bőségesen áll rendelkezésre, legfeljebb abban nehéz dönteni, hogy milyen eszközökkel valósítsuk meg. A szakmai kérdések megvitatása helyett, most ismét csak a döntéshozóra utalnék: az irattár megtelik, a papírokat tenni kell valahová, sokszor a döntés nem tűr halasztást. A papír alapú dokumentumaink feldolgozási módszerei, technikái forradalmi átalakuláson mennk át, sok olyan termék és megoldás jelent meg az elmúlt évek során, amely kivárásra, türelemre intheti a megrendelőket. Ezért célszerű az iratkezelési folyamatokat áttekinteni, a ténylegesen tárolt iratmennyiségeket átvilágítani, a rendelkezésre álló tároló eszközöket felülvizsgálni, mielőtt nagyszabású archiválási megoldás mellett döntenénk. A szállító és a megrendelő érdeke nem mindig esik egybe: a már tárolt mennyiségek csökkentésében, a papír irat újratermelésének megfékezésében általában csak a megrendelő önmaga érdekelt. Célszerű független szakemberek segítségét igénybe venni, akiknek nem ellenérdeke a megrendelő által tárolt iratok mennyiségének nominális csökkentése. Egy letisztult, szakmailag megalapozott iratkezelési rendszer és módszertan mellett sokkal kisebbek a kockázatai egy archiválási megoldás bevezetésének.

3. Szabványos megoldások, együttműködő képesség

Korai fázisban a gyártók, ipari cégek ellenérdekeltséget láttak a konkurenciában ezért olyan termékeket, megoldásokat fejlesztettek ki, amelyek megnehezítették egy-egy termék lecserélését. Megfelelő érettségű piac esetén ez a tendencia megfordul, és a szállítók felismerik, hogy minél kompatibilisebb termékeket gyártanak, annál jobb mindenkinek, mert az éles - túlkínálaton alapuló - versenyben, könnyebb az összehasonlítható termékek között dönteni. Azok akik "nem kompatibilisek" lemaradnak és idővel eltűnnek a piacról. Érett piacnak tekinthetjük pl. az autóipart, a söripart, a mosógép gyártókat, vagy sorolhatnánk még azokat az ipari területeket, ahol ez a tendencia érvényesül. De mi a helyzet a DMS piaccal, a dokumentumkezelési termékekkel? Egyre többen kerülnek szembe azzal a kérdéssel, hogy "melyiket válasszam?" Sok esetben a 14-18 lehetséges termék, vagy szállító közül egyáltalán nem könnyű azt a 4-5 terméket kiválasztani, amelyek érdemesek a mélyebb tanulmányozásra. Ismét az időszűkében lévő döntéshozókra szűkítjük a javaslatot: 3-5 jelentkezőt mindig célszerű megnézni! A döntés meghozatala előtt ne felejtsük el lefektetni, hogy az adott termék bevezetése milyen területre (milyen további perspektívával), és milyen időszakra készül! Sokan nem gondolnak arra, hogy egy adott terméket meddig fognak használni, azt tudjuk milyen egy "tízéves" autóval közlekedni, de azt kevesen tudják milyen egy három éves szoftverrel kezdeni. Ha a termék túlságosan fiatal az a baj, ha túlságosan koros - a szükséges verzióváltások elmaradásával - akkor meg az a baj. És talán ezen a ponton válik szét a gyártó és a terméke: "a gyártó legyen patinás, nagy tapasztalatú, a terméke pedig legyen új, a legfrissebb technikákat alkalmazó..." Ez itt most nem segít. Sorolhatnánk a dokumentumkezelés területén eddig megalkotott szabványokat, vagy az ide vonatkozó jogszabályokat. De e cikk terjedelmébe ez nem fér bele. Ha viszont döntés előtt állunk, legyen ez is szempont a kiválasztás során, hallgassuk meg a potenciális gyártók, megoldás szállítók álláspontját a termékükbe épített szabványosságról, együttműködési képességről.

4. Használhatóság, időtállóság

Más iparági területen jó látszik, hogy az alkalmazott funkciók idővel letisztulnak, szabványosodnak. Ez a használatnak, a felhasználók tapasztalatainak visszacstolása a termékfejlesztésbe. Szoftverekről lévén szó ez talán a leggyorsabb folyamat, amely érvényesülhet. A korai fázisban lévő termékek újdonságai élinkítik a piacot, megújulásra, váltásra kényszetítik a már piacon lévő termékeket. Néhány verziónak és esetleg 1-2 évnek el kell telnie ahhoz, hogy egy-egy termékbe épített funkció a gyakorlatban jól vizsgázzon. Jó esetben ezek a jól vizsgázott funkciók más konkurens termékekben is megjelennek. Ennek érdekében a kiválasztandó termékeket nem csak megnézni érdemes, hanem "kipróbálás" közben tesztelni is, hiszen a befogadó felhasználók informatikai kultúrájához legjobban illeszkedő funkciók vezetnek majd sikerhez. Talán ez a legnehezebb kérdés, hiszen szinte egyáltalán nem támaszkodhatunk a szállító véleményére a termék használhatóságáról és más vevőktől sem tudhatjuk meg, hogy a saját munkatársainknak hogyan fog tetszeni. Olyan ez, mint a tesztvezetés egy autó kiválasztásakor. Nem az ismerősünk élménybeszámolója számít, és nem sokat ér, ha az anyósülésről vezet körbe minket a kereskedő. Vigyük próbaútra a leendő DMS termékünket is!

A vevő legszabadabb döntési joga, a "melyiket válasszam", csak addig tartható fenn, amíg a döntés meg nem születik. Legyünk hát körültekintőek, nyitottak, és bizakodóak, de ha tesztelésre kerül a sor (és még nem döntöttünk), minden apró részletre figyeljünk oda, hallgassuk meg a munkatársaink véleményét, és kérdezzünk vissza a termék gyártójánál, kérdezzünk rá a termék kialakításának folyamatára, a fejlesztők biztonságára, a termék jövőbeli fejlődési irányvonalaira, a várható verzióváltás időpontjára és a beígért változásokra, és mindenre, ami érdeklődésre tart számot. Higgyék el: beszéltetni, vagy beszélni hagyni a potenciális szállítót nem ugyanaz. Ha nagyon megalapozott döntést kívánunk hozni, a gyártók alacsonyabb szintű munkatársaival is beszélhetünk, meghallgathatjuk őket egy-egy konferencián, előadásokat tölthetünk le, stb. Minél szélesebb forrásból, minél több információt szerezzünk be a potenciális gyártókról és termékeikről.