Az elektronikus dokumentumkezelés széleskörű elterjedése a kilencvenes évekre tehető. Ahhoz, hogy ez bekövetkezzen szükség volt az elektronikus levelezés általános elterjedéséhez, valamint az informatikai rendszerekben tárolt adatmennyiség hírtelen növekedéséhez. Ezek a tényezők sok cégnél megvoltak, mégis a pénzintézetek indították az első EDMS projekteket, mivel abban a szektorban a beruházási volumen is rendelkezésre állt. Talán épp ennek köszönhető az a tévhit, hogy a vállalkozások gyakran azt mondják, a dokumentumkezelési megoldások nagyon drágák, nehezen bevezethetőek.

Szerencsére az elektronikus aláírás jogszabályi környezetének kialakítása széles társadalmi és üzleti kör számára tette világossá, hogy a "papírmentes iroda" filozófiája felé egyre inkább szabad és érdemes lépéseket tenni. A nagyvállalati és kormányzati szektor megerősödésével a DMS projektek szerte a világon robbanásszerűen indultak, általában valamely ERP bevezetéssel párhuzamosan, vagy épp annak köszönhetően.

E történeti áttekintésből jól látszik, hogy a KKV szektor hosszú időn keresztül - az okokból következően - meg sem jelent a DMS szállítók térképén. Természetesen minden vállalkozásnak (mérettől függetlenül) szüksége van iratkezelő, iktató szoftverre, ez a folyamat szépen kiteljesedett 2004 és 2008 között, de a bővebb funkcionalitású dokumentumkezelő megoldások, főleg az archiválást is támogató funkciók alig terjedtek a KKV szektorban.

Hol tartunk most? Miről szól e konferencia?

A nagyvállalati megrendelők kiábrándultak, virtualizációs, felhő alapú megoldásokon törik a fejüket, vagy éppen operációs rendszereik frissítése köti le a kapacitásokat, hiszen az első (vagy második, harmadik...) dokumentumkezelési megoldásukat már biztosan bevezették. Emiatt az eszkimók (a DMS szállító cégek) fiatal, friss fókák után kénytelenek nézni (ők lennének a KKV vállalkozások?).

A KKV szektornak határozott, egyértelműen megfogalmazható üzleti igénye van az irat- és dokumentumkezelési megoldásokra, amelyeket célszerű a nagyvállalati tapasztalatok alapján a KKV szektor specialitásaira szabva kínálni, és örömmel fogadni. Az előadások ennek a mikéntjét próbálják feltárni a hallgatóság számára.