Évek óta fennáll a lehetősége, hogy a jogszabályoknak megfelelően elektronikus formában állítsuk ki, illetve fogadjuk be számláink egy részét. Ezen felül a visszajelzéseknek, a valós gyakorlatnak megfelelően több körben a jogszabályi keretek, és feltételek is finomodtak annak érdekében, hogy minél szélesebb kör számára legyen kézenfekvő megoldás elektronikus számlákat kezelni.

Hogyan győzzük meg magunkat, hogy győzzük meg vezetőinket, a döntéshozókat arról, hogy tényleges lépéseket tegyenek, tehessünk az elektronikus számlák befogadása, és kibocsátása irányába?

1. Mint minden elektronikus dokumentumnak, így az e-számlának is egyik legnagyobb előnye, hogy "fénysebességgel" küldhető, illetve tetszőleges helyen és mennyiségben állhat rendelkezésre a hiteles példány. Nincs postaköltség és a fizikai papír kezelésével járó egyéb terhek, feladatok, nem kell fénymásolni, és papíron továbbítani több illetékes személy számára.

2. Ha már az üzleti folyamatainkat egyébként is átszövik a különböző elektronikus rendszerek és az azok által létrehozott elektronikus dokumentumok (pl. automatikus rendelés visszaigazolás e-mail útján), akkor a teljesítéshez és elszámoláshoz szorosan kötő számviteli bizonylatok (és természetesen maguk a számlák is) könnyen illeszthetőek meglévő rendszereinkhez, sőt a mai modern rendszerek már beépített modulként tartalmazzák az elektronikus számlákkal kapcsolatos feladatokat is.

3. Bár az archiválás elektronikus formában is megadott feladat, ez mégsem jelent nehézséget, hiszen egyébként is keletkeznek elektronikus dokumentumok a szervezetek, gazdasági társaságok életében, melyek hiteles archiválásáról szükséges gondoskodni. Ha ezt még nem tettük meg, itt a jó alkalom, hogy az e-számla archiváló rendszer egyben más dokumentumok archiválási feladatait is kiszolgálja.

A számla az üzleti élet egyik legismertebb, de egyben a legösszetettebb dokumentum típusa is. Szinte alig tudjuk összeszámolni, hogy egyetlen bizonylati példány hány munkatársunk, hány ember kezén mehet keresztül. A számla egyben a gazdasági teljesítés (pl. megrendelés), és a pénzügyi teljesítés (pl. banki átutalás) legfőbb dokumentuma, adózási szempontból a vizsgálatok, a megítélés alapja. Talán épp a komplexitás miatt halogatjuk, félünk, kerüljük el az elektronikus számlákkal való közvetlen foglalkozást. De inkább hivatkozzunk a közismertség meghatározó erejére, amely az apró lépésekben megtervezett és végrehajtott bevezetésnek köszönhetően közérthetően, gyakorlatiasan, gördülékenyen kerülhet munkatársaink elé. Győzzünk meg mindenkit az előnyökről, készüljünk fel az aggodalmakra, a félelmekre, a visszatartó erők mögött meghúzódó okokra.

Higgyék el, e-számlával könnyebb!