Nem lehet elégszer ismételni, széleskörű tájékoztatást nyújtani, rávilágítani: az elektronikus számlák használata ott van a jövő útján, megkerülhetetlenül mindenki kapcsolatba fog kerülni a hagyományos számviteli bizonylatok hiteles elektronikus változatával. 2006 óta immáron hatodik alkalommal szervezünk szakmai konferenciát az e-számlák használatáról, a jogszabályi és üzleti háttér feltárásával ismét rámutatunk az elektronikus számlák kezelésének előnyeire. De mi is tudjuk, nem úszhatunk rózsaszín felhőben, nyíltan és őszintén kell szólni a bevezetési tapasztalatokról, a legjobb gyakorlat megtalálásához vezető út nehézségeiről. De még ez sem elég, hiszen a korábbi rendezvényeken szinte már minden irányból körbejártuk a lehetőségeket. Sőt azt is elmondhatjuk, hogy a jogszabályok finomításával, módosításával a kezdeti nehézségek ellenhatása is jócskán csökkent. Ezért évről évre fel kell tenni a kérdést: miért nem fogadunk be elektronikus számlát partnereinktől, miért nem bocsátunk ki elektronikus számlát? Természetesen szép számmal (és mennyiségben) láthatunk már pozitív példákat. Rendezvényünk azoknak szól, akik rálépnének az e-számla-sztrádára, vagy legalábbis kipróbálnák a sebességet egy körre. Ha már hasonlattal élünk, gondoljunk arra is, mi a teendő, ha már egyre többen előznek, húznak el mellettünk az úton...

Nehéz gazdasági helyzetben átértékelődnek a folyamatok, megváltoznak az értékrendek, és ami a legfontosabb: a költségek kordában tartása és átvilágítása sok esetben a túlélés legfontosabb elemévé válik. Nyilvánvalóan és világosan győz meg bárkit, hogy egy elektronikus dokumentum továbbításának minimális költségei vannak: nem kell kinyomtatni, nincs papír, nincs postaköltség, és a fogadó oldalon is könnyű a továbbítás, feldolgozás, tisztán, elektronikusan. De ez már hosszú évek óta így van, nyilván nem elégséges érv csupán ezzel előhozakodni. Az iratok, dokumentumok kezelése és a vele járó problémák egyidősek minden cég, szervezet működésével. Végletekig halogatható egy modern dokumentumkezelési megoldás, fejlesztés bevezetése. A továbblépéshez általában egy, vagy több katalizáló hatásra van szükség a döntéshozók meggyőzéséhez, a források előteremtéséhez, biztosításához. Lássuk milyen jótékony hatásai lehetnek egy elektronikus számlákat is kezelő rendszer bevezetésének, vagy meglévő megoldásaink e-számla irányú továbbfejlesztésének.

1. Kézzel fogható közelségbe kerülnek hiteles, elektronikus dokumentumok
2. Hivatalosan is megnyílnak olyan csatornák, amelyen eredeti példányként, hitelesen közlekednek e-iratok
3. Közismertté válik az egy példányban létező, korlátlanul másolható e-dokumentum
4. A hagyományos papír iratokat továbbító folyamatok mellett azonos elbírálással jelennek meg bizonyos elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos folyamatok
5. Világossá válik az azonos funkciót betöltő folyamatok egységes elektronikus útra terelésének lehetősége, és előnye

Mivel a számlabizonylat igen összetett, és főleg kapcsolataiban igen szerteágazó, az e-számla megoldás jótékonyan hat az egyéb - még papíron kezelt - bizonylatok kezelésének modernizálására. Ezek azok az alapvető hatások, amelyek miatt a dokumentumkezelési megoldásaink, és azok érettsége, fejlettsége lökést kaphat az e-számlák megjelenésével.

Fontos a lényeget kihangsúlyozni:

1. Bocsátunk-e ki elektronikus számlát?
2. Fogadunk-e be elektronikus számlát?

Idővel, mindkét kérdésre határozott igennel kell majd válaszolnunk, most legalább gondolatban adjunk igenlő választ, hogy láthassuk, beláthassuk a soron következő megválaszolandó kérdéseket. Mit kell tennem ahhoz, hogy elektronikus számlát is ki tudjak bocsátani, mit kell tennem ahhoz, hogy elektronikus számlát is tudjak fogadni, kezelni.