Ugrás az aktuális konferenciára: "Hogyan tovább iratkezelés?", 2010. június 10. csütörtök 9:30,  Helyszín: Budapest Főváros Levéltára, 1139 Bp. Teve u. 3-5.  

2009 őszén "Hagyományos iratkezelés" címmel tartottunk szakmai konferenciát az iratkezelés iránt érdeklődők számára. Bár a témakör alapvetően érinti a mai modern informatikát, mi mégis "hagyományosan" ültünk a lóra, és az iratok, a papír alapú dokumentumok felől közelítettünk. Ezt a gondolatmenetet folytatjuk ismét: az IT léptékkel nagyobb időtáv miatt ismét a papír forrásra fektetve a hangsúlyt. Áttekintjük az elmúlt 10 év (2000-2010!) iratkezelési mérföldköveit (elektronikus aláírás törvény, MOREQ2, elektronikus adóbevallás, elektronikus számla, PDF/A szabvány, jogszabály alapján tanúsított iratkezelési szoftverek a közszférában, archiválási rendelet, elektronikus cégeljárás, csak elektronikus úton intézhető ügyek, stb.), és az informatika által nyújtott technológiai lehetőségek tükrében megvizsgáljuk milyen jövőkép vázolható fel a vállalati, céges iratkezelés számára.

Valóban teret hódítanak az elektronikus dokumentumok az üzleti folyamatokban?
Visszahat (vagy visszaüt?) a vállalatirányító rendszerek (ERP) terjedése a hagyományos iratkezelésre?
Megoldja végre valaki az archiválási problémákat?
Szükségem van továbbra is iratkezelési szabályzatra?
Beolvadnak a dokumentumok az üzleti folyamatok menedzselésébe (BPM)?
Meddig fogjuk folyosókon keresztül keresni, kutatni a nemrég készült kimutatást/iratot (persze, hogy csak papíron van meg...)?
Mit tegyek, ha az ügyfél/vevő/partner csak elektronikus formátumú bizonylatot küld?
Kell-e számítógép az irattárba?
Hová telepítsem a szkennert, és milyen típusút érdemes rendszeresen használni?
Postafiók, postabontó, feldolgozás, selejtezés, újra lehet ezt gondolni?

Természetesen egyetlen alkalommal minden kérdést nem lehet megválaszolni, ráadásul több kérdésre adható válaszon még a szakma is vívódik, miközben a cégek élete, működése nem áll meg. Milyen "átmeneti" megoldások javasolhatók, milyen változások becsülhetőek időben tartósnak (legalább 5-7 évre láthassunk előre)?

Bármennyire is merész, 10 évre visszatekintve némi bizonyossággal állíthatunk néhány keserű pirulát:

- az elektronikusan aláírt dokumentumok térhódítása nem tört át falakat
- az informatikai rendszerek terjedése nem csökkentette jelentősen a papír alapon előállított bizonylatok számát
- az üzleti e-mailek forradalma és lángolása szinte lezajlott, jelentősége nagy mértékben csökkent
- szerződési és számlázási folyamataink (és szokásaink) alig változtak

Egy vállalat működése elképzelhetetlen szabályozott iratkezelés nélkül. Ráadásul vannak olyan fizikai objektumok, helyiségek (postafiók, központi fax, irattár, stb.), amelyek determinálják valamilyen iratkezelési szisztéma működését, és működtetését, így a szervezeti háttér (adminisztrátorok, irattárosok, ügyintézők, stb.) is részben biztosan adott. Ezek a "kötelező" alapok, ahonnan igen szerteágazóan, és változatosan épülhetnek fel a különböző cégek, vagy akár azon belüli szervezetek iratkezelési rendszerei.

Be kell látnunk, hogy a döntéshozó vezetők rálátása, és az iratokkal napi kapcsolatba kerülő munkatársak tapasztalatai igen távol eshetnek egymástól, ezért a dokumentumkezelési projektekhez hasonlóan "iratkezelés fejlesztést" is igen bonyolult lehet indítani, véghezvinni sikerrel. Valamely balszerencse, külső esemény sok esetben azért ennek lökést adhat, és egy soha-meg-nem-talált irat miatt bekövetkezett kár, vagy presztízsvesztés elindíthat egy lavinaszerű fejlesztést, amely megerősíti, vagy létrehozza az elektronikus iktató- és nyilvántartó rendszerek bevezetését, vagy cseréjét. Már szakállas anekdota viszont, hogy semmilyen informatikai fejlesztés önmagában nem old meg rendezési, rendszerezési, (netán rendcsinálási?) feladatokat, pusztán egy szoftver bevezetése, nem oldja meg a fennálló iratkezelési problémákat.

Ha lenne ideje a cégeknek bölcsen működnie, nem várnák meg a tényleges dokumentummal kapcsolatos probléma bekövetkeztét (és a következmények viselését), hanem az ilyen jellegű veszélyforrásokat feltárva és modellezve, kis lépésekben előre elkerülhetőek lennének. Ezért célszerű hidat építeni a döntéshozók és az operatív feladatot ellátók között, hiszen utóbbiak pontosan tudják hol kellene foltozni a rendszeren, előbbiek pedig könnyen felmérhetik a káresemény kockázatai, költséges következményeit, amely pénzben kifejezve többszöröse lehet, az orvosláshoz szükséges forrásoknak. Sőt sok esetben egy kis továbblépés az "iratkezelési fejlettségi szintek" között inkább humán energiát követel, mintsem drága nagyszabású fejlesztéseket. Persze arra is látunk példát, amikor már minden kis lépést megtettek a diverzifikált szervezetek saját hatáskörben, és évek óta - mint egy mannára - "nagy dokumentumkezelő rendszer" bevezetésére, elindítására várnak, amelyről évről évre kimutatják a szakemberek, hogy megtérülése és tényleges haszna igen csak bizonytalan (ezzel támasztva alá a halogató döntések jogosságát). Egy ilyen állapot kockázata talán a legnagyobb, ezt három-négy évnél tovább fenntartani már szinte öngyilkosság a cég döntéshozói részéről.

A piaci tapasztalatok, a bevezetési referenciák és értékek dzsungelében eligazodni igen nehéz, amikor érvelni kell, mindenki talál a saját szempontjainak (pro és kontra) igen megfelelő hivatkozási alapot, így a kezdeményezések sokszor megrekednek a kezdeti vita szintjén. Vannak viszont könnyen menedzselhető, látványos és közérthető megoldások, amelyek jó alapot képezhetnek az iratkezelési fejlesztések megalapozásához. Az egyik ilyen "megoldás" a központi érkeztetés, vagy postabontó létesítése, amely látványosan egyetlen közös mederbe tereli a beérkező papír alapú dokumentumok folyamát. Amennyiben ez fizikai kialakítással is párosul, megalapozzuk azt a rendszerfejlesztési környezetet, amely költséghely viselőként, hosszú távon működve hátteréül szolgál az egymásra épülő fejlesztéseknek. Haladhatunk fordítva is, és tegyük rendbe az irattár környezetét, és legfőképp integráljuk "vissza" a mindennapi üzleti működésbe (informatikai rendszerrel is!). Ez a megközelítés kevésbé látványos, de jóval determináltabb: az aktuális irattári helyiségünk telítődése fejünk felett lebegő kardként követeli a valamilyen megoldást. A kezdet és a vég összekapcsolásával (hozzuk össze a postabontót az irattárral) már olyan erős irat- és dokumentumkezelési "központot", szigetet hozhatunk létre, amely korszerű, modern és időtálló megoldásokra is lehetőséget nyújt (digitalizálás, archiválás, adatszolgáltatás kifelé és befelé egyaránt, stb.) "Középen haladva" is látványos sikereket lehet elérni, a belső, cégen, szervezeteken belüli, iratok áramlásának elektronizálásával. A többszintű számlaigazolási folyamatok (vezetői jóváhagyások) jól mutatják milyen buktatókra kell felkészülni (pl. helyettesítés, jóváhagyás elakadása), és milyen hatásos előnyök érhetőek el (1-2 hét papíron, lecsökken 2-4 napra elektronikusan) a belső iratáramlás nagyobb, vagy teljes mértékű elektronikus útra terelésével.

Nézhetjük más cégek iratkezelési megoldásait irigykedve, vagy elgondolkodhatunk, hogy mi magunk, a saját szervezetünk, vagy cégünk mikor, milyen területen, milyen irányba léphet magabiztosan az iratkezelési (és nem utolsó sorban dokumentumkezelési) megoldások fejlesztésében.