A dokumentumkezelési megoldás bevezetése komoly változás a szervezet életében. Ez evidens, hiszen legalább akkora változással jár, mint annak idején az elektronikus levelező rendszer bevezetése, amelyet sokkal könnyebb volt bevezetni, hiszen még nem volt "jogelődje", és a használat igen fokozatosan természetes módon terjedt el a vállalaton belül. A dokumentumkezelő rendszerek már egy magasabb színvonalú, integrációra éhes szoftverkörnyezetbe érkeznek, emiatt gyors és hatékony bevezetést várnak el a vezetők.
A humán tényezők viszont azt mutatják, hogy a változás igen nagy mértékű, ezért a helyes út - és itt főleg a 100 fő feletti gazdasági társaságokra gondolunk - az ütemezett, szervezeti egységenkénti bevezetés... lenne. De tudjuk, hogy bizonyos funkciók (pl. az elektronikus iktatás) a szigorú sorszámozás miatt csak globálisan vezethetők be. Az ütemezett bevezetés ellen hat az is, hogy az elektronikus archívum D-napja (D-day) akár egy éven belül is elkenődhet, ami az adott év visszakeresésénél komoly gondot jelent majd néhány évvel később.
- Amiből nincs kiút, ott nem is érdemes keresni. -

Milyen személyi feltételei vannak a siker megalapozásának?
Javaslatunk alapján a több szervezetet és legalább 80 felhasználót érintő bevezetés esetén három fő legyen a DMS projekt csapat magja: egy fő munkáltató (megrendelő) oldali projektvezető, egy fő belső munkatárs az ügyviteli folyamatok felelőseként, és egy fő a műszaki dokumentációk felelőseként. Fontos az alábbiakra figyelni:
- a projektvezető lehetőleg ne legyen dokumentumkezelési szakember, és a projekt során se váljon azzá, őrizze meg tiszta, józan gondolkodásmódját
- az ügyviteli szakember jól értsen az iratkezeléshez, legyen a közelében a kötelező "iratkezelési szabályzatnak", hiszen a bevezetés során biztosan módosítani, kiegészíteni szükséges
- a műszaki dokumentációs szakember értsen a dokumentumok feldolgozási lehetőségeihez beleértve az ügyviteli dokumentumokat is, értsen a feldolgozások jogi hátteréhez, az archíválás kérdésköréhez, legyen jó kapcsolata az informatikai szervezettel és a működő rendszerekkel, de jó esetben nem tagja annak.

Véleményünk szerint, amennyiben a megrendelőnek lehetősége van a fenti csapat összeállítására, sok fejfájástól kíméli meg önmagát, és a szállítóknak is kedvez, hiszen a nehézségek, problémák a projekt során - amelyek így is, úgy is felmerülnek - könnyebben kommunikálhatóak. Fontos, hogy a projektvezetés és a szakmaiság szétváljon, hiszen a minőségi szállítóknál is szétválik, így a "csata" kiegyensúlyozottabb lesz. Tudjuk, hogy "drága" a megrendelő oldalán a nem-szakértő projektvezető, és szintén "drága" látszatot kelt a nem-projektvezető dokumentumkezelési szakember, de a levezetett projektek összértéke és pénzügyi kockázata, ezen rövidtávú költségeknek mindig a többszöröse!