Az iratkezelés problematikája egyidős az iratok, a papír dokumentumok kezelésével, legalábbis amióta már kódex másolókat is foglalkoztattak, jóval a guttenbergi könyvnyomtatás elterjedése előtt. A számítógépek megjelenése és az eszközpark elterjedése (azért értsük ide a nyomtatókat!) váltotta ki azt a hatást, mely meghatározza a 90-es évek óta tartó elektronikus dokumentumkezelési folyamatokat. Némi robbanással ért fel a 2000 évi felfutás és zuhanás, mely alapjaiban rendezte át az informatikai piac szereplőit. Mivel azt valljuk, hogy a dokumentumok kezelése (papír alapon, mint a kőtáblák...) több évtizedes tendecia mentén fejlődik (ha egyáltalán ezen a területen fejlődött?), a jelenlegi technológiai lehetőségeink, csak kicsiny állomásai a valóban elérhető és elérendő céloknak.

Legfontosabb követelmény a dokumentumkezelési tervezés során, hogy tisztába legyünk a változással, a változásokkal, és legalább saját területünkön, saját környezetünkben lássunk tisztán. Az informatika sokmindenre képes, de egy valamit sosem tesz meg helyettünk: nem dönti el, hogy mit akarunk. Vannak akik megengedik, hogy a dolgok "eldőljenek" és ennek egyenes következménye, hogy a rendszerek el is terjednek, be is vezetődnek, stb. A ma elérhető szoftvertermékek kb. 5%-áthasználjuk, de ez már szinte a teljes elektronikai iparra is jellemző, hiszen az asztali videótól a digitális fényképezőkig, mobiltelefonokig számos készülék többet tud, mint amire valaha is szükségünk lesz. A címben jelzett átalakulás a szemünk láttára zajlik le. Hiszen amíg tudtuk, hogy a dokumentumot hol találjuk meg (az irattárban?), addig azt kellett kezelni. Amikor már nem is volt fontos, hogy hol van (melyik szerveren?), akkor a tartalma volt fontos, számtalan keresési feltételt írtunk mindenféle rovatba, hogy hozzáférjünk a kívánt tartalomhoz. Majd aki már a harmadik lépcsőt is meglépte azon töri a fejét, hogy ami éppen benne van (mármint a fejében), azt hogyan képes ebben a szövevényes és átláthatatlanul bonyolult informatikai környezetben mások számára is elérhető módon tárolni.

S betűvel (System) mindhárom fogalom manifesztálható, legfeljebb furán hangzik, DMS, CMS, KMS, stb. Arra viszont vigyáznunk kell, hogy ne essünk a cikk korábban említett csapdájába: döntés híján ne "vegyünk" rendszert, mely majd megoldja gondjaink.