Vállalati, gazdálkodó, céges területen az iratkezelés támogatása, mint minden más "kiszolgáló" művelet informatikai támogatása a közvetlenül, vagy közvetetten mérhető hasznán múlik. Ha költeni kell, hát legyen, de a döntéshozók szigorú górcső alá veszik a beruházást, főleg ha az IT fejlesztés, és nem közvetlenül termelő folyamatot támogat.

Hogyan tudjuk az iratkezelést, vagy általánosabban a dokumentumkezelést a vezetői döntéshozók számára is közérthetően és legfőképp meggyőzően tálalni? Mivel érveljünk, milyen példákat hozzunk fel? Kikre hivatkozhatunk, kik az elsődleges felhasználók, akik a mindennapokban érezni fogják az előnyöket, kik a másodlagos felhasználók, akik a működő rendszer eredményeiből profitálnak?

Mára már letisztultak alapkérdések, amelyeket minimumként vázolhatunk fel:

1. Iktatni elektronikusan célszerű, ehhez iratkezelő szoftverre, vagy ezt a funkciót teljes körűen kiszolgáló alrendszerre van szükség

2. Naponta dolgozunk elektronikus dokumentumokkal, amelyek egy részét "iratként" kezeljük, ezzel tisztában kell lennünk, megfelelően szükséges szabályozni

3. Már nem kivételes dolog digitalizálni, szkennelni papír alapú dokumentumokat, az így keletkező elektronikus "másolatokat" viszont célszerű tudatosan felhasználni, integrálni, és a papír alapú eredeti példányokkal közösen gondoskodni az archiválásukról, megőrzésükről

4. Ha már képernyőn megjelenítve használunk iratokat, gondoljuk végig milyen esetekben lehetne mellőzni, az eredetileg papír alapon keletkezett iratok használatát (elektronizálás, űrlapok használata, stb.)

5. Bármekkora irattárral rendelkezünk, annak kapacitása is véges, ezért az őrzendő iratok köre, és a megállapított őrzési idők - legalábbis azon iratok esetében, ahol lehetőségünk van az őrzési időről rendelkezni - a keletkező iratok mennyisége határozza meg a szükséges irattári kapacitást. Megtévesztő lehet, ha az irattári anyag jelentős része az aktív irodai területeket foglalja. Nem lehet indok csupán az, hogy "így kéznél van, ha kell!"

6. Az üzleti élet természetes részévé váltak a hivatalos, céges elektronikus levelek, komoly üzleti kockázat, ha nem szabályozzuk, ha nem foglalkozunk az e-mailek sorsával. A mentésnek, archiválásnak és megőrzésnek meg vannak a követelményei, igaz, hogy ezeket nehéz a gyakorlatba átültetni, de nem szabad figyelmen kívül hagyni. Néha célravezető mások kárán tanulni, az üzleti e-mailek kezelése kifejezetten ilyen terület.

7. Nem hiába halljuk, és mondjuk, hogy az iratok visszakeresése, megtalálása rengeteg időt von el hasznosabb munkától. Ezt nem elég mondani és hallani, az aktuális keresések elemzésével, igen kis energiával - szinte befektetéstől mentesen - komoly eredmények, változások érhetőek el. Ne feledjük, hogy a keresésre fordított idő költsége többszöröse lehet, az irat teljes előállításának, és őrzésének a költségénél. Még a digitalizálás költsége is eltörpülhet, ha a rendszerezett feldolgozás, és a munkatársak közti elektronikus úton történő megosztás felgyorsító hatását hasonlítjuk össze a hagyományos "keresgélés" elhúzódó időráfordításával. Arról nem is beszélve, hogy a legtöbb esetben nem magára az iratra van szükségünk, hanem csupán a benne fellelhető információra!

8. Könnyű strukturálatlan adatszerkezetre hivatkozni, valamint a rendszerezést eltúlozni, amely sok felesleges adatrögzítési munkát okoz az iratok feldolgozása során. Van arany középút, de azt nem az iratok közvetlen elemzésével, hanem az iratok és dokumentumok mögött meghúzódó üzleti folyamatok vizsgálatával találjuk meg.

Nagyon fontos alaptétel, hogy önmagában dokumentumkezelés, vagy iratkezelés (öncélúan) nem létezik. Meg lehet csinálni (ez lehetett a korábbi gyakorlat), korlátok nélkül egyetlen rendszerbe rendezhetünk minden bejövő és kimenő iratot (ezt látják el az egyszerű iktató, iratkezelő szoftverek), de ezzel csak igen alacsony szinten, az iratokkal közvetlen fizikai kapcsolatba kerülő munkatársaink problémáit orvosoljuk. Amint több irat összekapcsolása, együttes kezelése (dosszié?) is megjelenik igényként, valamint több szervezet különböző igénye szerint, de közös forrásból kívánjuk az információkat elérhetővé tenni, a szálak pillanatok alatt összekuszálódnak. Mindenki "birtokolni" szeretné az iratot, de igazán senki sem "szeretné" kezelni azt. Paradox helyzetekre az iratkezelés területén rengeteg példát láthatunk.

A megoldások tárházában az egyik kulcs a titok nyitjához, amikor következetesen és kíméletlenül meghatározzuk azt az elemi üzleti folyamatot, tevékenységet, soron következő lépést, amelyhez a dokumentumot, esetünkben az iratot kötjük. Sokáig fordított személet szerint működtek a rendszerek: adva volt a dokumentum, nyilvántartásba került, megoldottá vált a tárolása és kezelése, megfelelő jogosultsággal hozzá lehetett férni, de ezzel el is szakadhatott egy-egy üzleti folyamatunktól. Bár megtaláltuk, vagy legalábbis biztos helyen tudhattuk, de sok kapcsolódó információ rögzítésére továbbra sem nyílt lehetőség. Ha elfogadjuk, hogy nem önmagukban léteznek a dokumentumaink, hanem valamilyen oknál fogva keletkeznek, és az ok biztosan összefügg valamely üzleti tevékenységünkkel, valakinek a munkakörével, ellátandó feladataival, stb., akkor az iratok rendezése, a dokumentumok strukturálása komoly segítséget kap a tevékenységek elemzésével. Elismerem, hogy az erősen helyfüggő IT rendszerek (csak adott gépen és helyben érhető el a program működése) még korlátozták az elektronizálható űrlapok terjedését, de most már az internetes programok, és a helyfüggetlen használat egyre terjedő lehetősége új lökést adhat az elektronizálás folyamatának, amely drasztikusan csökkenti a papír alapú iratok kezelését és feldolgozását. Ne azt lássuk, hogy megússzuk a szkennelés költségét, hanem azt is, hogy az elektronikus űrlapon már nem kell a szükséges adatokat újra rögzíteni, a megfelelő rovatokba kerül az információ (pl. egy megrendelési űrlap esetén), és WEB-es alkalmazások esetén az információ akár azonnal megjelenhet a feldolgozó rendszerek számára. Ezzel nem csak a dokumentumkezelést, iratkezelést modernizáltuk, de az üzleti folyamatok is óriási lökést kapnak, a feldolgozottság, az adatok pontossága, nagy mértékben növekszik.

Hogyan kovácsoljunk hajtóerőt az iratkezelési kezdeményezésekből?

Az egyik kézenfekvő titok annyira előttünk van, hogy szinte már észre sem vesszük: a papír alapú iratokat mindenki ismeri, és szinte senki sem kedveli. Ha azt halljuk, hogy "sárga csekk", "készpénzes számla", "jelentkezési lap", egészen biztosan lehetünk abban, hogy a másik fejében milyen kép alakul ki. Ha azt mondjuk "elektronikus dokumentum", "verziókövetés", "digitalizálás", már nem ilyen fényes a helyzet. Vagyis az iratkezelés kapcsán használjuk ki azt ami egyben a legnagyobb hátrány is: az eredeti papír alapú példány, mind térben (hol van most éppen), mind időben (elküldted-e, megérkezett-e, átvette-e) megköti a kezünk, cserébe mindenki érti miről beszélünk. Talán ez lehet az oka, hogy a szinte mindenre kiterjedő központi, vagy elosztott iktatási rendszert könnyű szoftveresen kiváltani, de a különböző leíró adatok rögzítésénél, főleg az adatrögzítés kikényszerítésénél (kötelezően kitöltendő mezők) már itt is megjelennek a kérdések, elkezdődik a bizonytalanság.

Egy másik titok, ami szintén a közismertségre alapoz: az iratok szkennelése, digitalizálása. Fénymásolót már mindenki látott, a másolat képernyőn való megtekintése már természetesnek vehető. De ettől még ne higgyük azt, hogy egy digitalizálási megoldás bevezetése, vagy egy külső szolgáltató bevonása könnyen keresztül vihető feladat. Ma már szkennelni sem sokkal nehezebb, mint iktatni az iratokat, az egyre fejlődő gépek, egyre jobb minőségben, és egyre gyorsabban dolgozzák fel a papírt. A multifunkciós készülékek elterjedésével pedig már azok a munkatársak is "találkozhattak" szkennerrel, akik nem is akartak. Ráadásul ezt a folyamatot előkészítette a telefaxok robbanásszerű elterjedése. Elgondolkodtató, hogy az elektronikus levelek korszakában még mindig hány esetben kérik, hogy faxoljunk el valamit (akár még aláírva is) a cél érdekében, ha a "papír eredeti" még nem ért oda...

A harmadik titok maga az elektronikus levelezés. Ezt is mindenki használja, most már magáncélból is valószínűleg, így nem lehet gond bizonyos iratkezelési vágyaink beteljesüléséhez. Könnyen rávághatjuk, hogy bizonyos e-maileket tekinthessünk iratnak, és terelgessük őket valamilyen iratkezelő megoldás felé, de a konkrét lépések vizsgálatával hamar belátjuk, hogy ez igen ingoványos terület. Ezért fordítsuk meg a kérdést: nem állíthatjuk, hogy egyetlen e-mail sem tartozik az "üzleti iratok" körébe. Már pedig ha csak egy is van, a probléma létezik, tehát kell vele valamit kezdeni. (Persze ne higgyük, hogy a hivatalos/magáncélú levelek elágaztatása kivitelezhető lenne. Az sem nagy segítség, ha leszabályozzuk, hogy a "céges e-mail" csak hivatalos, üzleti célra használható. A túlszabályozás csak a kirakatnak jó, ha betartjuk csökken a működésünk hatékonysága, ha meg úgysem tartjuk be, fölösleges túlszabályozni) Ezek után ne lepődjünk meg, ha kinyomtatják az e-maileket és bekerülnek a "papiros világ" körforgásába (pl. iktatják őket!)

A titkok feltárásával nem volt célom a megoldásokat is megmutatni, hiszen azok szerteágazóak, számos környezeti tényezőtől függnek, a dokumentumkezelési megoldások, még azonos szoftver használata eseten is igen egyediek, egyénre szabottak. Ez részben az iratkezelésre is igaz, amely legfőképp abból adódik, hogy a gazdálkodó szervezetek ügykezelése, sőt magának az ügy fogalmának a kezelése is igen nagy különbségeket mutat. A közigazgatás területéről szép példákat hozhatunk fel, de a versenyszféra szemlélete miatt kevésbé hasznosíthatóak. Arra viszont mindenképpen jók, hogy a magánemberek is egyre többet találkoznak elektronikus ügyintézéssel, ügykezeléssel, amely a munkahelyi környezetben nyitottabb hozzáállást, könnyebb bevezetést tehet majd lehetővé az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek számára.