A dokumentum mint gyűjtő fogalom egységbe zárja (objektumot alkot) azon információkat, melyek közvetítéséhez a formázott kellékeknek megfelelő típusú dokumentum-hordozót (típus) választjuk. Információt közvetít a levél, az e-mail, és a szerződés is, bár a példából is látszik, hogy különböző módon. Az információk egy része joghatályt, határozványt, kötelezettséget közvetít, mely általában természetes vagy jogi személyekre vonatkozik, ezáltal vannak két, illetve több oldalú dokumentumok, és vannak "közösségi" dokumentumok, mint pl. egy újságcikk, ahol csak a szerző ismert, az olvasó nem, így a joghatály is csak egy irányba értelmezhető (a szerző felelőssége/sajtószabadság).

Az információ "kézzel" nehezen fogható, érzékszervi közvetítéssel jut el az emberhez, így azt mondhatjuk, hogy a dokumentum érzékelhető és harmadik fél által is értelmezhető fomában rögzíti az információt. Az adat, adathordozón teszi tárolhatóvá az információt. Ha egy dokumentumot megfosztunk a formai kellékeitől, akkor egyszerű adatsorrá válik (amely szerepel a levéltári "irat" definícióban is!). Az összetartozó adatsor archíválása pedig nagyon hasonlatos a dokumentum archíválásához (nem is mindig tudjuk mi is a különbség).

A fentiekből következik, hogy a dokumentum adatok értelmezése a dokumentum példány (pl. iktatott irat) teljes szövegezéséből képezhető, illetve vannak olyan adatok is, melyek formailag meg sem jelennek, ilyen például az érkeztetés postabélyegzője. Nincs rajta az adat a dokumentumon, mégis ahhoz tartozik.

A különböző dokumentumkezelő megoldások bevezetése és adatokkal történő feltöltése során komoly fejtörést okoz a "dokumentum-adatok" értelmezése és kezelése.

Segítségünkre lehet, hogyha a működő rendszereket nem soroljuk DMS és üzleti alkalmazásokra, mivel könnyen belátható, hogy az "üzleti" alkalmazások részben DMS funkciókat is ellátnak, és fordítva is igaz, a bevezetendő DMS rendszer "üzleti" funkciókat is tartalmaz (pl. törzsadatok felvitele és karbantartása)

Az adatkezelés rejtelmeiben való elveszés helyett célszerű, ha "kezelem - biztosan nem kezelem" adatcsoportokat készítünk, mellyel kizárható a DMS rendszer köréből azon adatok halmaza, melyek "más" rendszer hatókörébe esnek. Erre jó példa a számla végösszege, vagy a résztételek adatai, hiszen a számla mint bizonylat: dokumentum (elegendő a dátum, és a cégnév, esetleg számlaszám), a fizetendő összeg pénzügyi tétel (nem rögzítem már magát a számlát mint dokumetnumot, hanem annak csak a könyvelési tétel részét), a tételes szállítmányi lista (mit is vettem tételesen) pedig nyilván már csak a készletgazdálkodásra tartozik (harmadik rendszer...)

A dokumentum adatokra olyan mértékben van szükség, ahogyan azokat a kezelő rendszerből előhívják, amennyiben ez előre nem definiálható, nehezen adható meg melyik dokumentum adat, melyik "rendszerbe" való. A rendszerintegrációs törekvések éppen ezen a dilemmán próbálnak segíteni, hiszen minden adat mindenhonnan elérhetővé válik. De ez mégsem oldja meg azt a problémát, hogy az adatot tartsam nyilván, vagy a dokumentumot. (Papír alapú és elektronikus szétválasztás esetén evidensnek tűnik a válasz, hogy MINDKETTŐT tartsam nyilván, kezeljem). Van akinek látszólag a dokumentumra van szüksége, de abból az ADATOT fogja kiolvasni, és van aki az ADATOKBÓL dokumentumot fog előállítani. Ez így van rendjén, a feladat sokkal inkább a meglévő rendszerek közepette nyújtott szolgáltatások tengerében megfelelően specifikálni a valós igényt.

"- Na most akkor kell a levél dátuma, vagy nem?
- Csak akkor, ha látszik a postabélyegző...
- És ha nem olvasható???"