A dokumentumok szempontjából a vonalkód legjelentősebb vonatkozása, hogy gépi úton teszi lehetővé a dokumentum beazonosítását akár kézhezvételkor, akár automatikus gépi feldolgozáskor (a szkennelő munkaállomás ismeri fel a vonalkódot). Az irattárakban már nem egyes iratok "látszódnak", hanem akár többszáz folyóméteren keresztül irattartók, dobozok, dossziék. Ezen tárolási egységek nyilvántartása egyértelmű és egyre inkább informatikai feladat, a keresési idő lecsökentése, vagy akár a foglalkoztatott létszám csökkentése érdekében.

Általában az irattartó polc és a rajta található irattartók kapnak vonalkódot, melyek egymáshoz rendelése gyakorlatilag megvalósítja a nyilvántartás alapját, megtudhatjuk, mely polcon mely irattartó van. Az irattartók tartalmát általában már más rendszerből, iktató rendszerből kapjuk meg, hiszen mire az iratok irattárba kerülnek már nagy valószínüséggel valamely iratnyilvántartó rendszer azokat feldolgozta. Ebből következik, hogy az irattárban mennyiségileg az irattartókon lévő vonalkódok feldolgozása kezelése a feladat. Számos helyen az irattárak szélesebb környezeti paraméterek között üzemelnek mint az irodai környezetben (páratartalom és hőmérséklet ingadozás), mely körülmény nem kedvez a vonalkód cimkék alkalmazásának. Tapasztalatok alapján az alábbi ökölszabályok adhatóak: a polc fényes, vagy lakkozott felületére, szemből látható módon műanyag bázisú cimke javasolt (több évig kell a visszaolvashatóságot biztosítania) 40x20mm, 50x25mm a megfelelő. Számos esetben a polcok vonalkód nélkül is kódolhatók, így nem feltétlenül szükséges a polcokat is vonalkóddal jelölni. Az irattartók esetében igen körültekintően kell eljárni, mert a karton felületeken nem túl jól tapadnak a vonalkódok. Fényes műanyag mappák, dossziék a legalkalmasabb felületek a felragasztásra. Dobozok esetén javasolt fényes színtelen lakkréteg felfestése a dobozra felragasztás előtt, mely száradás után kíváló felületet ad a vonalkód cimke számára. Sokszor okoz gondot az irattartón lévő felirat kitakarása, amennyiben a nyilvántartás elkészült elvileg nincs jelentősége az irattartón lévő feliratoknak (fel lettek dolgozva), így bátrabban felülragaszthatóak. Kaphatóak több méter hatótávolságú kézi vonalkód olvasó készülékek is, ezt figyelembe véve célszerű a magasabb polcokon lévő vonalkódokat elhelyezni. Sokszor okoz gondot azon irattartók jelölése, melyek élből nem tartalmaznak alkalmas felületet, erre tipikus példa a kartonlapok között átkötött iratkotegek, vagy a lapos dossziék ömlesztett tárolása. Mivel az irattári nyilvántartás egysége nem az elemi irat, hanem a polcon lévő irattartó, célszerű a nem jelölhető kötegeket olyan tartókba áttárolni, melyek alkalmasak a felcimkézésre.

A vonalkód cimkék kétféle módon készülhetnek, helyszínen program segítségével nyomtatva (speciális vonalkód nyomtató segítségével), vagy előre nyomtatott növekvő sorozatszámokkal tekercsben megrendelve (egy tekercs max. 5000 vonalkód cimkét tartalmaz). Mindkét megoldásnak megvannak az előnyei és hátrányai, ennek elbírálásához a helyi körülmények és igények adnak támpontot.