Bár a témakör alapvetően érinti a mai modern informatikát, mi mégis "hagyományosan" ülünk a lóra, és az iratok, a papír alapú dokumentumok felől közelítünk. Áttekintjük az elmúlt 10 év (2000-2010!) iratkezelési mérföldköveit (elektronikus aláírás törvény, MOREQ2, elektronikus adóbevallás, elektronikus számla, PDF/A szabvány, jogszabály alapján tanúsított iratkezelési szoftverek a közszférában, archiválási rendelet, elektronikus cégeljárás, csak elektronikus úton intézhető ügyek, stb.), és az informatika által nyújtott technológiai lehetőségek tükrében megvizsgáljuk milyen jövőkép vázolható fel a vállalati, céges iratkezelés számára.

Valóban teret hódítanak az elektronikus dokumentumok az üzleti folyamatokban?
Visszahat (vagy visszaüt?) a vállalatirányító rendszerek (ERP) terjedése a hagyományos iratkezelésre?
Megoldja végre valaki az archiválási problémákat?
Szükségem van továbbra is iratkezelési szabályzatra?
Beolvadnak a dokumentumok az üzleti folyamatok menedzselésébe (BPM)?
Meddig fogjuk folyosókon keresztül keresni, kutatni a nemrég készült kimutatást/iratot (persze, hogy csak papíron van meg...)?
Mit tegyek, ha az ügyfél/vevő/partner csak elektronikus formátumú bizonylatot küld?
Kell-e számítógép az irattárba?
Hová telepítsem a szkennert, és milyen típusút érdemes rendszeresen használni?
Postafiók, postabontó, feldolgozás, selejtezés, újra lehet ezt gondolni?

Természetesen egyetlen alkalommal minden kérdést nem lehet megválaszolni. Bármennyire is merész, 10 évre visszatekintve némi bizonyossággal állíthatunk néhány keserű pirulát:

- az elektronikusan aláírt dokumentumok térhódítása nem tört át falakat
- az informatikai rendszerek terjedése nem csökkentette jelentősen a papír alapon előállított bizonylatok számát
- az üzleti e-mailek forradalma és lángolása szinte lezajlott, jelentősége nagy mértékben csökkent
- szerződési és számlázási folyamataink (és szokásaink) alig változtak

Egy vállalat működése elképzelhetetlen szabályozott iratkezelés nélkül. Ráadásul vannak olyan fizikai objektumok, helyiségek (postafiók, központi fax, irattár, stb.), amelyek determinálják valamilyen iratkezelési szisztéma működését, és működtetését, így a szervezeti háttér (adminisztrátorok, irattárosok, ügyintézők, stb.) is részben biztosan adott. Ezek a "kötelező" alapok, ahonnan igen szerteágazóan, és változatosan épülhetnek fel a különböző cégek, vagy akár azon belüli szervezetek iratkezelési rendszerei.

A piaci tapasztalatok, a bevezetési referenciák és értékek dzsungelében eligazodni igen nehéz, amikor érvelni kell, mindenki talál a saját szempontjainak (pro és kontra) igen megfelelő hivatkozási alapot, így a kezdeményezések sokszor megrekednek a kezdeti vita szintjén. Vannak viszont könnyen menedzselhető, látványos és közérthető megoldások, amelyek jó alapot képezhetnek az iratkezelési fejlesztések megalapozásához. Az egyik ilyen "megoldás" a központi érkeztetés, vagy postabontó létesítése, amely látványosan egyetlen közös mederbe tereli a beérkező papír alapú dokumentumok folyamát. Amennyiben ez fizikai kialakítással is párosul, megalapozzuk azt a rendszerfejlesztési környezetet, amely költséghely viselőként, hosszú távon működve hátteréül szolgál az egymásra épülő fejlesztéseknek. Haladhatunk fordítva is, és tegyük rendbe az irattár környezetét, és legfőképp integráljuk "vissza" a mindennapi üzleti működésbe (informatikai rendszerrel is!). Ez a megközelítés kevésbé látványos, de jóval determináltabb: az aktuális irattári helyiségünk telítődése fejünk felett lebegő kardként követeli a valamilyen megoldást. A kezdet és a vég összekapcsolásával (hozzuk össze a postabontót az irattárral) már olyan erős irat- és dokumentumkezelési "központot", szigetet hozhatunk létre, amely korszerű, modern és időtálló megoldásokra is lehetőséget nyújt (digitalizálás, archiválás, adatszolgáltatás kifelé és befelé egyaránt, stb.) "Középen haladva" is látványos sikereket lehet elérni, a belső, cégen, szervezeteken belüli, iratok áramlásának elektronizálásával. A többszintű számlaigazolási folyamatok (vezetői jóváhagyások) jól mutatják milyen buktatókra kell felkészülni (pl. helyettesítés, jóváhagyás elakadása), és milyen hatásos előnyök érhetőek el (ami papíron 1-2 hét, elektronikusan lecsökken 2-4 napra ) a belső iratáramlás nagyobb, vagy teljes mértékű elektronikus útra terelésével.

Nézhetjük más cégek iratkezelési megoldásait irigykedve, vagy elgondolkodhatunk, hogy mi magunk, a saját szervezetünk, vagy cégünk mikor, milyen területen, milyen irányba léphet magabiztosan az iratkezelési (és nem utolsó sorban dokumentumkezelési) megoldások fejlesztésében.